sunnuntai 1. joulukuuta 2013

Communication - you and me


 (Picture, H. Veripää 23.11.2012)

Communication

Goal
Interaction
Me

**
 Understanding
 Cooperation
Community
Action
 **

You
Interaction
Interest, need



 






tiistai 5. marraskuuta 2013

Yhdistysviestintää


Kuva: Kuusankosken Puutarhayhdistyksen 90-vuotisjuhlanäyttelystä. (H. Veripää 2.9.2012).


Yhdistystenkin on hallittava eri viestintäkanavat. Olen ollut yhdistystoiminnassa mukana Kuusankosken puutarhayhdistyksessä jo useamman vuoden. Noiden vuosien aikana lehti-ilmoittelu on vähentynyt. Ilmoituksia ja tiedotteita lähetetään lehdistölle isommista tapahtumista.

Sähköinen viestintä on lisääntynyt, yhdistyksellä on netti- ja facebook-sivut. Nettisivuilla on myös puheenjohtajan blogipalsta.
Yhdistyksen jäsenille menee, siihen luvan antaneille, lyhyitä tekstiviestimuistutuksia tapahtumista ja kokouksista. Osalle lähetetään sähköpostia. Ensisijaisena on sähköposti, jos sähköpostiosoitetta ei ole, niin tekstiviesti.

Eilen tuli syyskokoukseen huonosta ilmasta huolimatta ennätysosallistujamäärä. Yhdeltä uudelta osanottajalta saimme kuulla, että hän oli tyytyväinen kun hänet kutsuttiin henkilökohtaisesti tekstiviestillä. Muutimme kokouskutsua niin, että emme ilmoittaneet vain syyskokouksesta vaan kerroimme, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua tulevan ohjelman suunnitteluun.

Edelleen yhdistys jakaa julisteita ja paperisia jäsenkirjeitä, koska jäsenistöstä osalla ei ole mahdollisuutta lukea sähköisiä tiedotteita.

Kokemus on osoittanut, että tapahtumiin pitää aktivoida osanottajia. Ei riitä, että tapahtumista on tiedotettu. Paras keino saada osallistujia on kasvokkaisviestintä. Omasta mielestäni facebookin kautta tulevat tapahtumakutsut lähellä tapahtumaa ovat myös hyviä muistutuksia.

Yhteistyötä tehdään kaupungin viestinnän kanssa, tapahtumakalenteriin ja -lehteen voi lisätä ilmoituksia. Yhteistyötä on tehty myös alueen muiden yhdistysten sekä puutarhaliiton kanssa, esimerkiksi yhteiset tapahtumat.

Yhdistysviestinnänkin on elettävä ajassa mukana, kehityttävä ja kuunneltava jäsenten mielipiteitä. Väitän, että viestinnän onnistuminen vaikuttaa jäsenmäärään. Muistettava on, että viestintä ei toimi, jos perustoiminta ei ole kunnossa. Yhdistyksen toiminta on oltava aktiivista, lupausten mukaista, yhteistoimintaa muiden yhdistysten kanssa. Nykyään on lisääntynyt myös sosiaalinen yhteistoiminta, esimerkiksi toiminta vanhusten hyväksi.

Tulevaisuudessa yhdistysviestinnässä lisääntyy vastavuoroisuus, ideoitu on esimerkiksi keskustelu- /palautepalstaa ja tavaranvaihtotoria.

Yhdistys tarvitsee myös osaavia ja aktiivisia viestijöitä. Meidän yhdistyksessämme onneksi niitä löytyy.

Yhdistyksen viestintään, kuten yleensäkin viestintään, pätee seuraavat säännöt:

1. Aktiivisuus
2. Luotettavuus
3. Kohdistettavuus
4. Ajankohtaisuus
5. Mietitty sisältö
6. Monikanavaisuus
7. Vastavuoroisuus
8. Yhteistoiminta (sidosryhmät)
9. Osaavat viestijät



maanantai 23. syyskuuta 2013

Viestien tsekkailua ja twitteriä



Kuva: Porokylään (H. Veripää 24.7.2012).

Tsekkailenko itseni Porokylään?

Oletko huomannut tarkistavasi jatkuvasti sähköpostia, facebookia, twitteriä jne.? Varsinkin mobiililaitteilla  selailu on lisääntynyt. Huomaan, että itse syyllistyn jatkuvaan viestien tarkistamiseen. Suurin osa työpäivien keskeytyksistä on kuulema itse aiheutettuja. Jatkuva viestien tarkistelu tekee olon levottomaksi. Oletko havainnut esimerkiksi pitkissä palavereissa, kuinka moni tarkistaa viestejä puhelimestaan? Vaikeutuuko keskittymiskyky?

Kannattaa laatia itselleen suunnitelma, milloin katsoo viestit. En usko, että kukaan pahastuu vaikkei saakaan vastausta viestiinsä heti. Jatkuvat keskeytykset stressaavat. Voiko työpäivässäsi olla puolituntia tai tunti rauhallista aikaa?

Twitterviestit

Viestit ovat nousseet arvoon arvaamattomaan varsinkin kotona töitä tekevälle. Ne ovat henkireikä ulkomaailmaan ja esimerkiksi twitterin kautta voi lukea ajankohtaisia asioita. Ongelmana ja onnena twitterissä on ajankohtaisuus. Harvoin tulee luettua kenenkään "seinältä" kirjoituksia, vaan ne luetaan juuri senhetkisestä uutisvirrasta. Onneksi on avainsanat eli hashtagit, joiden alta voi löytää omaa asiaa koskevat viestit. Myönnän, että harvoin käyn katsomassa avainsanojen alla olevia asioita, yleensä seuraan juuri sen hetkistä uutisvirtaa. Jos muut tekevät samalla tavalla, on uutisen ajoitus ja otsikointi erittäin tärkeää.
Avainsanat toimivat esimerkiksi jonkin ohjelman tai tapahtuman yhteydessä. Kommentit ovat arvokkaita ja ne saadaan kätevästi esille ja talteen avainsanojen alta.


Jokin aika sitten esitin twitterissä kysymyksen, miten kunta voisi toimia mobiilisti. Kysymystäni jaettiin kiitettävästi ja sain muutaman vastauksen. Asiantuntija-apua voi saada vuorovaikuttamalla. Sosiaalinen media koukuttaa vastavuoroisuudellaan. Seuraat miten muut reagoivat viestiisi ja mahdollisesti keskustelet muiden kanssa. Annat joko tietoisesti tai tiedostamatta itsestäsi tietyn mielikuvan. Joku saattaa rakentaa itselleen erillisen verkkoidentiteetin ja verkoston.

Viestinnän suunnittelu

Ennenkin on viestitelty kirjeitse ja puhelimitse. Puhelut ja kirjeet ovat vähentyneet ja nykyinen viestintä on mahdollistanut nopeuden, tavoitettavuuden ja helppouden. Onkohan viestinnän nopeus ja helppous saanut aikaan myös suunnittelmatonta viestintää. Suunnittelemattomuudella tarkoitan ajattelemattomuutta, lausutaan äkkiä jotakin miettimättä sisältöä ja ymmärrettävyyttä. Viestinnän suunnittelua ei voi korostaa liikaa, miettikää sisältöä ja viestien tarpeellisuutta.


Mielenkiintoista

Älykäs työ -blogi (Pekka Pohjakallio)

Saku Tuominen kertoo innovaation johtamisesta

keskiviikko 11. syyskuuta 2013

Aitousviestintä


Pihlaja (H. Veripää 14.8.2012).


Viestintä on sanomien välittämistä, merkitysten tuottamista ja yhteistä ymmärrystä. Jos ei ymmärrä asiaa, voi suhtautua siihen kuten kettu pihjalanmarjoihin: "Happamia, sanoi kettu pihlajanmarjoista".

Lanseeraan tänään uuden viestinnän termin, joka on aitousviestintä. Aitousviestintä -termi sai alkunsa, kun luin Helsingin Sanomista Johanna Korhosen kirjoituksen näennäisviestinnästä, tyhjän puheen piinasta. Hän on kuvaillut näennäisviestinnän syntyvän kulttuurissa, jossa tärkeintä on se, miltä asiat näyttävät, ei se, miten ne oikeasti ovat. Negatiivisia asioita kierrellään pehmentämällä viestejä. Pelkäämmekö kertoa asioista aidosti?

Mitä on aitousviestintä?

Aitousviestintä on omana itsenään olemista, asioista kertomista rohkeasti, tärkeäksi kokemiensa asioiden esilletuontia, elämistä omien arvojen mukaisesti. Vaatii rohkeutta, tietoa ja taitoa viestiä aidosti. Aitousviestintä on myös vastavuoroisuutta, asiakkaan kuuntelua. Yhteisöissä viestintä on yhteistyötä, viestintää sovituista asioista suunnitellusti, ajankohtaisesti ja rohkeasti.

Nykyisen tietotulvan aikana uskallan väittää, että aitous saa enemmän kannatusta ja huomiota jopa liikemaailmassa. Voimme kehittää liiketoimintaamme olemalla rehellisiä,  myöntämällä mahdolliset virheemme sekä kuuntelemalla asiakasta. Tuotteet eivät aina ole täydellisiä, mutta niistä saadaan enemmän asiakasta palvelevia tuotekehityksellä, jossa on kuunneltu ja reagoitu asiakkaiden kommentteihin. Vuorovaikutuksen lisääntyessä esimerkiksi kuntalaiset osallistuvat yhä enemmän kunnan palvelujen suunnitteluun. Hyvänä esimerkkinä asukkaiden suunnittelemat uudet asuinalueet.


Mikä viesti jää mieleen?

Uutisessa asiat on kerrottu kiertelemättä ja kaartelematta, eli faktat kehiin. Onneksi sosiaalinen media opettaa viestien tiivistämisen taidon. Edelleen pätee samat ohjeet kuin oppikirjoissa on kerrottu. Hyvä on muistaa kysymykset mitä, missä, milloin ja kuka. Otsikko houkuttelee ja kuvaa ytimekkäästi asian.

Mieleen jäävät jutut ovat mielestäni persoonallisia, ajatuksia herättäviä ja jotain uutta antavia. Olen ajatellut, että nykyisen viestitulvan aikana pitkiä juttuja ei enää jaksa lukea. Ehkä syy onkin juttujen huonouden. Hyvää juttua ei edes huomaa pitkäksi.

Uskallan väittää, että yritysten toiminta on sujuvampaa, jos ymmärrämme toiminnan tarkoituksen. Viestien perillemeno ja ymmärtäminen vaatii seurantaa. Viesteissä on huomioitava ja kohdattava kohderyhmä aidosti. Vanha ohjehan on, että kerro asioista kuin kertoisit niistä äidillesi. 




tiistai 3. syyskuuta 2013

Sosiaalista sitoutumista ja yhteistyötä

 Ensin on hypättävä esteiden yli

 Kuva: Lasten piirros kadulla 30.8.2013 (H. Veripää).

Sosiaalista mediaa (=some) kutsutaan nykyään sosiaaliseksi bisnekseksi. Nimen muutos tarkoittaa, että somea on alettu käyttämään laajemmin. Kuitenkin tarvitaan sukupolven vaihtumista tai johtajien silmien avautumista somen hyödyille.

Viestijöiden kannattaa tuoda esille somen hyötyjä ja suunnitelmia. Somea ei tunneta, eikä sen mahdollisuuksia sisäistetä. Ei riitä, että otetaan innolla uusia viestintäkanavia käyttöön. Täytyy resurssoida, suunnitella ja integroida some osaksi toimintaa.

Sitten annetaan mahdollisuus toteuttaa itseään

 Kuva: Lasten piirros kadulla 30.8.2013 (H. Veripää).

Voi vain kuvitella, miten organisaation toimintatapa muuttuu, kun ihmiset saadaan toimimaan yhdessä. Avoimuus, mahdollisuus vaikuttaa ja kehittää organisaation toimintaa motivoi työntekijöitä. Toimintatavan muutokseen tarvitaan luottamusta ja uskallusta. Johtajat voivat omalla esimerkillään innostaa työntekijöitä yhteistoimintaan.

Toimintaa ja tuotteita voidaan kehittää myös ulkopuolisten sidosryhmien avulla. Ei kuitenkaan riitä, että kysellään, vaan pitää aidosti kuunnella ja ottaa asiakkaat sekä asiantuntijat mukaan toimintaan. Arvokasta ja uutta asiantuntijatietoa voi saada ulkopuolelta.

Olen huomannut, että some koukuttaa. Opintovapaan aikana olen aktivoitunut somen seuraajana ja viestijänä. Mietin, miksi viestin? Ehkä some on minun sosiaalinen työpaikkani nyt, kun teen töitä kotona.

Jos saamme luotua yhteisen tarinan, ihmiset sitoutuvat ja kertovat organisaatiosta eteenpäin. Katteettomia lupauksia on turha jakaa. Tarvitaan luottamusta, vastinetta ja arvoa. Sosiaalinen sitoutuminen on tulevaisuutta.


torstai 15. elokuuta 2013

Kuntien viestintänimikkeitä


Kuva: Coca-Cola -pää Loimaan rompemarkkinoilla 3.8.2013. (copyright: H. Veripää).

Oletko viestinnän työntekijä? Mikä on nimikkeesi? Viestinnän nimikkeiden kirjo on melkoinen. Oma nimikkeeni on verkkotiedottaja.

Viestinnän työntekijöiden nimikkeitä suuremmissa kunnissa: viestintäjohtaja, viestintäpäällikkö, verkkoviestintäpäällikkö, verkkotoimittaja, verkkosuunnittelija, verkkotoimituksen päätoimittaja, webmaster, verkkotuottaja, markkinointiviestinnän koordinaattori, markkinointijohtaja, markkinointipäällikkö, markkinointi- ja viestintäsuunnittelija, markkinointikoordinaattori, markkinointiassistentti, yhteyssihteeri, yhteyspäällikkö, yhteysjohtaja, yhteistyökoordinaattori, toimittaja, tiedotustoimittaja, lehdistöpäällikkö, päätoimittaja, internet-päätoimittaja, neuvontapäällikkö, julkaisupäällikkö, viestintäsihteeri, tiedottaja, viestintäkoordinaattori, tiedotuspäällikkö, media-assistentti, viestintäsuunnittelija, graafinen suunnittelija,  tiedottaja-markkinoija, viestintäassistentti, viestintä- ja markkinointiassistentti, viestintäsihteeri, mediatuottaja, valokuvaaja.

Nimikkeiden runsaudesta voi päätellä, että viestintää arvostetaan ja viestinnän ammattilaisia on palkattu.  Nykyään on kunnissakin alettu yhdistämään viestinnän eri toimintoja. Viestintäosastolla on usein media-alan, markkinoinnin ja asiakaspalvelun työntekijöitä. Toimitustyö on verkkoviestinnän myötä siirtynyt yhä enemmän kuntiin. Kunnissa saattaa olla viestintäjohtaja konsernihallinnossa ja toimialoilla viestintäpäällikkö. Isossa organisaatiossa viestintä on hajautettu lähelle toimintaa.

Nimikkeitä voi olla useita. Tärkeää on, miten nimike kuvaa kyseistä tehtävää. Asiakas ottaa yhteyttä nimikkeen perusteella, jos ei ennestään tunne työntekijöitä. Nimike sanelee palkan ja usein arvostuksen.

Verkkotiedottajana minulle kuuluvat verkkotoimitustyöt, verkkoviestinnän kehittäminen, kouluttaminen, viestintä, markkinointi, viestinnän suunnittelu jne. Nimikkeet eivät välttämättä kerro, mitä henkilö tekee. Tehtävät muokkautuvat usein henkilön mukaan, joka on hyvä asia.


Viestintä vai tiedotus (Tampereen yliopisto, Johdatus viestintätieteisiin)

Job titles of communication (Missouri State)

tiistai 30. heinäkuuta 2013

Hei haloo onks valoo - viestinnän asiantuntijoita tarvitaan




Lehdet ovat kriisissä, PR on sulautunut osaksi muuta viestintää, viestintä on muuttunut digitaaliseksi, asiakkaat osallistuvat viestintään, viestinnän ammattilaisista on tullut toimittajia jne. Olisiko kuvan airoilla töitä? Vene ei kulje, jos kukaan ei tartu airoihin. Tarvitsemme työhön tarttuvia, luotaavia asiantuntijoita.

Mikä on ajankohtaista viestinnässä? Voisimmeko kutsua tätä aikaa sukupolvien väliseksi kuiluksi? Onneksi uutta on tulossa emmekä jumitu vanhaan. Paljon on muuttunut, mutta perusasiat säilyvät entisenä. Edelleen keskustelemme, tiedotamme, vaikutamme, markkinoimme. Suosittuja keskustelun aiheita viestinnän alalla ovat sisältö, sosiaalinen media, mobiili- ja kriisiviestintä.

Tekisi mieli sanoa lasten kirjan mukaan Hei haloo, onks valoo? Herätelkää ihmisiä ymmärtämään viestinnän merkitys. Parhaimmillaan viestintä on liitetty osaksi peruspalveluja. Viestinnän sisällön suunnittelu, ohjeistus, monikanavaisuus ja vuoropuhelu ovat tärkeitä. Osaisimmepa kuunnella asiakkaitamme. Tulevaisuus on tietoammattilaisten, jotka osaavat hyödyntää tietoa?


perjantai 12. heinäkuuta 2013

Mietelmiä viestinnästä


Viestintämietelmiäni, jotka olen julkaissut twitterissä:

Laadukas, määrältään sopiva, vastuullinen, sosiaalinen sisältö, joka elää vuorovaikutuksessa yleisön kanssa tuo tuloksia.

Persoonallinen, toisen huomioiva ja jotakin arvoa toiselle tarjoava viestintä on parasta.

Ymmärrys, tieto, merkitys höysteenä temperamentti, karisma, persoonallisuus = viestintää

Viestinnän tulos syntyy vastaanottajan tulkinnan kautta. Vuorovaikutus auttaa tulkintaa.

Haasteena verkossa palveluiden räätälöinti, itseä palvelevien sisältöjen, ohjelmien ja asiantuntijaryhmien löytyminen. Poikkeaminen tutusta.

 Huomiota herättävät puput Pariisissa (H. Veripää 21.4.2012).

Muutoksissa voimavarat kuluvat sisäisten ongelmien ratkaisuun. Toimintaympäristön seuranta ja vuorovaikutus ulospäin kärsivät.

Sammaloitunut liikennemerkki (H. Veripää 12.5.2013).


Vuorovaikutus on vaikuttamista vuorotellen, viestejä sinulta minulle, minulta sinulle.

Tulevaisuudessa teollisuus tarvitsee ihmisiä, joilla on teknistä tietämystä ja luovaa ajattelua kehittää ja hyödyntää tietoa.

Sosiaalinen media on muuttanut viestintää, jokaisella on mahdollisuus olla sekä tiedon vastaanottaja että tuottaja.

 Ilo kävelylenkillä (H. Veripää 30.6.2013).

Maine sanelee yhä enemmän päätöksiämme. Tieto demokratisoituu, jokainen voi viestiä ja kertoa mielipiteensä.

Ilman viestintää ei ole yhteisöjä. Viestintä kokoaa, välittää tietoa, vaikuttaa, kuuntelee, kannustaa.

Toimintaympäristö muuttuu, joten meidänkin on muututtava. Tärkeää on miten asennoidumme muutokseen.


Kattonäkymä Espanjassa (H. Veripää 9.10.2012).




Tärkeää on integroida sosiaalinen media osaksi toimintaa ja tuoda sen kautta esille strategisia asioita.


Asiakkaita kuuntelemalla, vuorovaikutuksella syntyy tulevaisuuden strategia.




Sivuilla olevat kuvat omistaa Heli Veripää, ellei toisin mainita.

sunnuntai 30. kesäkuuta 2013

Mitä on viestintä - kuvat kertovat

Tällä kertaa kokeilen miten viestintä onnistuu kuvieni avulla. Mitä on viestintä?

Linnuilla on pesä ja kieli, jolla viestivät. Viestiminen on tärkeää poikasten ja vanhempien välillä. Erityisen tärkeää on kriisiviestintä, jos vaara uhkaa. Viestien avulla poikaset osaavat suojautua.

 Puhelinlangat laulaa ja lamppu tarjoaa valoa pimeyteen. Varis tarkkailee ympäristöään avaralta paikalta. Viestintä vaatii suunnitelman. Tärkeää on toimintaympäristön tarkkailu.

 Uuden vuoden raketit viehättävät. Kauniit kuviot ja värit sekä ääni. Viestinnässä on mietittävä miten saada oma sanoma läpi informaatiotulvassa.

 Kiviä on monenlaisia vieri vieressä. Samoin on viestinnän huomioitava kohderyhmänsä.

 Mehiläinen on jäänyt sisälle ja lentää yhä uudelleen valoa kohti, kunnes kuolee. Viestinnässäkin on huomioitava muutokset ja uudistukset.


 Helsingin mainontaa. Viestintään kuuluu myös PR-toiminta. Markkinointi ja viestintä integroidaan hyväksi ja toimivaksi kokonaisuudeksi.

 Astiaan voi säilöä virkistävää vettä. Viestintää voi höystää huumorilla, tarjota virkistettä.
 Lokki vartioi kivellä poikastaan ja odottaa kumppaniaan, joka tuo ruokaa. Viestintä on yhteisön voima, ravinne.

Hälytyskello huvilan seinässä. Viestinnässä seurataan viestejä ja hälytyskellot soivat ajoissa.


 Joskus on hyvä hidastaa kuten etana. Harkittua ja suunnitelmallista viestintää.



 Happamia, sanoi kettu pihlajanmarjoista. Negatiiviset viestitkin ovat arvokkaita palautteita.

 Ihmiset ovat sosiaalisia, joten muista tunteet ja persoonallisuus viestinnässä.


 Kuten tilhit syksyllä pihlajassamme, viestintä tapahtuu yhteisöissä. Ilman viestintää ei ole yhteisöjä. Viestintä kokoaa, välittää tietoa, vaikuttaa, kuuntelee, kannustaa. "The art of communication is the language of leadership" (James Humes)

 Erilaisia jälkiä lumessa. Viestintä jättää jälkensä, tarkista ja mieti mitä julkaiset.


Puu Eedenin puutarhassa, josta Jumala kielsi syömästä, koska silloin ihminen saisi tiedon hyvästä ja pahasta. Eettinen viestintä ja arvojen kunnioitus ovat tärkeitä.

 Polku kuvaa viestinnän suuntaa, jotakin kohti olemme menossa.


 Tiedon merkitys lisääntyy. Tärkeää on miten osaamme kerätä meille oleellista tietoa. Tärkeää on myös miten osaamme jakaa tietoa muille.


 Ikkuna on kuin sielun peili. Viesteillä annamme itsestämme tietyn kuvan.





 Ei kannettu vesi kaivossa pysy. Muistammehan, että viestintä on vuorovaikutusta, toisten kuuntelemista. Vuorovaikutus on vaikuttamista vuorotellen, viestejä sinulta minulle, minulta sinulle.

keskiviikko 19. kesäkuuta 2013

Onko organisaatiokultturi pudonnut viestinnän kelkasta?



Patsas (H. Veripää 8.6.2013).

Monikanavaisuus on muuttanut viestinnän. Enää ei tulla toimeen staattisilla internet-sivuilla. Sisällön tuottamisessa on huomioitava sen jakaminen eri kanaviin. Jos aikaa ei ole, voidaan sisältö määritellä menemään automaattisesti useampaan eri kanavaan. Sisällön tuottajien on tiedettävä, mikä osuus sisällöstä siirtyy esimerkiksi twitteriin. Käyttämässäni julkaisujärjestelmässä sivu on jaettu osiin, joita sitten voidaan jakaa määriteltäviin kohteisiin. Älypuhelimet, tabletit, tietokoneet, yhä enemmän tietoa käytetään erilaisilla laitteilla ja erilaisilla ohjelmilla. Onko tulevaisuudessa enää internet-sivuja, joiden suunnittelu eri laitteille ja ohjelmille on haaste. Ehkä tulevaisuudessa organisaation tieto keskitetään ja tietovarastosta tietoa haetaan hakuohjelmilla. Markkinointia verkossa voidaan hoitaa blogeilla ja ajankohtaisilla uutisilla.

Sosiaalinen media on muuttanut viestintää vastavuoroiseksi. Organisaatioissa on vastavuoroisuus ja avoimuus koettu haasteena. Väitänkin, ettei läheskään kaikissa organisaatioissa vielä osata viestiä. Yhtäkkiä asiantuntijoiden odotetaan vastaavaan palautteisiin, tiedottavan asioista ja seuraavan eri kanavia. Tehtävä on jäänytkin viestinnän asiantuntijoille, jos sellaisia organisaatiossa on. Viestinnän ammattilaisilla on ollut haasteena monien eri muutoksien keskellä saada huomiota viestintäkulttuurin muutokselle.  Tulevaisuudessa pitäisikin keskittyä organisaatiokulttuuriin ja muutoksien sisäistämiseen. Asiakkaat kuitenkin odottavat, että elämme uudessa maailmassa. Viestintää voidaan kutsua tukitoiminnoksi, joka pitäisi sisällyttää kokonaistoiminnan suunnitteluun.

Tiedän, että vastavuoroisuus vaatii aikaa. Haasteena työelämässä onkin ajan puute. Ennen aika kului paperikirjeiden kirjoittamiseen, postittamiseen ja kopiointiin. Sähköisessä maailmassa viestit kulkevat nopeammin. En usko että aikaa on entistä vähemmän, työn luonne on vain muuttunut. Voimme tehdä töitä kaikkialla ja koko ajan, emme ole tiettyyn paikkaan ja aikaan sidottuja. Viestinnän valmiuksia odotetaan kaikilta.

Kauppalehdessä oli herätetty kysymys "Missä yrityksessä on tietojohtaja?" Tiedon merkitykseen on havahduttu, enää ei riitä tietoteknologian hallinta. Muuttuvassa toimintaympäristössä tarvitaan suunnitelmien avuksi ajankohtaista tietoa.




Lisätietoa:

Don`t let paper paradigms drive your digital strategy.

tiistai 11. kesäkuuta 2013

Ihmiset verkossa

Hämähäkin verkkoa sumuisena aamuna (H. Veripää 18.8.2012).


Olen kirjoittanut blogissani useampaan otteeseen sisällön merkityksestä. Sisältöä ei olisi, jos ei olisi vastaanottajia. Viestintää ei olisi, jos ei olisi viestijöitä. Nykyisessä verkkoviestinnässä saattaa helposti unohtua kenelle viestinsä osoittaa.

Kasvokkaisviestinnän tiedetään olevan arvokkain viestinnän kanava. Ihmiset kohtaavat ja lukevat sanomaa myös rivien välistä. Ilmeet, eleet, äänenpainot, vaatetus, ympäristö, tunnettuus jne. vaikuttavat kasvokkaisviestinnässä. Tärkeää on, että osaan kertoa asiani ymmärrettävästi ja innostavasti. Voimme seurailla viestin vastaanottajien reaktioita. Ymmärrettiinkö sanoma ja halutaanko lisätietoa. Pitäisikö tämä kaikki muistaa myös verkkoviestinnässä? Verkkoviestinnässäkin voimme innostaa toisia kiinnostavalla ja ymmärrettävällä sisällöllä. Voimme huomioida toiset vastavuoroisuudella. Voimme osallistua keskusteluun, tarjota ja kysyä neuvoa. Tärkeää mielestäni on persoonallisuus.

Sosiaaliset kontaktit ovat erittäin tärkeitä, myös verkkoviestinnässä. Huomaan itsekin seuraavani, kuinka moni lukee blogiani. Seuraajien määrä korreloituu helposti hyväksyttävyyteen. Joku saattaa hakea kirjoituksillaan tunnettuutta, vaikuttavuutta, rahallista hyötyä ja etenemismahdollisuuksia. Toiset taas saattavat hakea kontakteja ja asiantuntija-apua. Uskon, että on myös niitä, jotka avuliaasti haluavat auttaa muita tuomalla esille uusia asioita ja tietoa. Sosiaalinen media on nimensä mukaisesti sosiaalisia suhteita täynnä. Luin jossain vaiheessa kommentin, ettei saa liikaa heittäytyä seuraamaan bloginsa lukijoiden määrää. On totta, että blogien seuraajien määrä ei välttämättä tarkoita, että mitä enemmän lukijoita sitä parempi kirjoitus. Seuraajien määrään vaikuttaa sisällön lisäksi, miten olet mainostanut blogiasi, miten osuvan otsikon olet tehnyt, blogin julkaisuajankohta eli miten ihmisillä on aikaa lukea blogiasi. Jos olet valinnut ajankohtaisen, keskustelussa esiin nostetun aiheen, saattaa lukijoita olla enemmän. Ei ole varmaankaan kirjoittajaa, joka ei haluaisi, että häntä seurattaisiin, kommentoitaisiin ja luettaisiin.

Teksti on verkkoviestinnässä tärkeää. Rinnalle on noussut kuvat ja videot. Videoilla lähestytään "reaalimaailmaa" eli kasvokkaisviestintää. Juhana Torkki kirjoitti hyvin blogissaan "Koneella vai tikulla" esityksen pitämisestä ilman slaideja. Esityksessä kannattaa miettiä: Miten viestin, miten vakuutan ja mikä on yleisöni tunnetila? Voisiko verkkoviestinnässä miettiä samoja asioita?



sunnuntai 2. kesäkuuta 2013

Rohkea rokan syö - kaino ei saa kaaliakaan



 Jos olet "metsässä", usko tai älä sieltä noustaan. (H. Veripää 26.5.2013).

Olin jokin aika sitten yliopiston uusien viestinnän opiskelijoiden tilaisuudessa, jossa tuotiin esille työelämässä tarvittavia taitoja. Yksi taito, joka nousi useammassa puheenvuorossa esiin, oli rohkeus. Rohkeutta tarvitaan, jotta työt sujuvat. Viestintä vaatii nykyään nopeaa reagointia, vastavuoroisuutta ja tiedottamista. Tulosta ei synny, jos jäädään miettimään voinko tehdä tämän.

Rohkeus ei kuitenkaan tarkoita, että tiedotetaan tarkistamatta tietoa. Tiedon oikeellisuus on erittäin tärkeää. Luottamusta ei synny, jos tietoa tarjotaan monesti väärin.

Pelätä ei kuitenkaan tarvitse, että tekee mokia. Mokailusta oppii parhaiten, enkä usko että kukaan tekee virheitä tahallaan. Avoin, kannustava työympäristö ei syytä tekijää. Asiat riitelevät, ei ihmiset, toivottavasti. Jos ei tiedä tai osaa, kannattaa aina kysyä.

Viestintä vaatii työhön tarttumista, tekemistä. Jos työtehtäviä on paljon, ei kannata miettiä niiden määrää vaan aloittaa haastavimmasta. Innostuneella, yrittäjämaisella asenteella saa tulosta aikaiseksi. Luottamus itseensä ja omien lahjojensa käyttöönotto kannattaa. Kannattaa myös jakaa asiantuntemustaan ja tietoaan muille, olla avoin.

Viestintä helpottuu, jos tuntee sidosryhmät. Tietää keneltä kysyy ja kenelle ohjaa kysymykset. Viestijä on itse asiassa organisaation tietopankki. Hän tietää, tuntee, kuuntelee ja kertoo.

Kehitystä kannattaa seurata.Tulevaisuutta miettiessä kannattaa ottaa seuraavat asenne-ennustukset huomioon:  TNSgallupin mukaan (www.tns-gallup.fi/asiantuntemus/arvot-trendit/) vuonna 2011 vahvistuneita  asennesuuntauksia ovat:


  • Cocooning – kotikeskeinen elämä
  • Life casting – halu jakaa oma elämä
  • Local global – paikallinen aktiivisuus
  • Happy-go-lucky – kohti iloa ja nautintoa
  • Eskapismi – pakoon arkea
  • Security nest – turvallisuudentunnetta hakien
  • Sormenjälki – voimakas halu vaikuttaa asioihin
 Lisälukemista:

Viestintä ja vuorovaikutustaidot työyhteisön voimavarana (Nuorisoasuntoliitto)

Rohkea rokan syö (Finpro)



maanantai 27. toukokuuta 2013

Mikä mättää tietokoneohjelmissa?

Valoa tunnelin päässä (H. Veripää 21.5.2013).

Ohjelmien monet toiminnot

Keskustelin tällä viikolla tuttavieni kanssa tietokoneohjelmista ja kodinkoneista. Näille molemmille on yhteistä useat eri toimintovaihtoehdot. Oletko sinä käyttänyt niitä kaikkia?  Totesimme, että useimmat meistä eivät käytä yleensä kuin yhtä ja samaa toimintoa. No ehkä pyykkikoneessa vähän useampia.

Riisuttu versio

Tietokoneohjelmat on rakennettu niin, että ne palvelevat mahdollisimman monia. Mitä jos tehtäisiin riisuttu versio. Tiedän, että esimerkiksi Photoshopista saa riisutun version halvemmalla. Ohjelmien monet vaihtoehdot saattavat jopa stressata käyttäjää. Ohjelman opetteluun menee aikaa ja kuitenkin toiminnoista käytetään vain murto-osaa. Jos kaikkia toimintoja ei ole jatkuvasti käytössä, ne unohtaa. Tiedän ongelman, kun on huomioitava useamman käyttäjän toiveet. Olen räätälöinyt julkaisuohjelmaan paljon eri toimintoja. Pitäisikö ohjelmaa miettiä kohderyhmälähtöisesti? Otettaisiin käyttöön kullekin käyttäjälle sopiva kokonaisuus. Kokonaisuus olisi valittavissa joko hankittaessa, jolloin se vaikuttaisi hintaan tai sitten hankitusta ohjelmakokonaisuudesta käyttäjä voisi valita käytettävät toiminnot.

Termit, kuvasymbolit

Toimintojen runsaus ei ole ainut kompastuskivi. Lisäksi ohjelmissa saattaa olla suomenkieliset käännökset sellaisilla termeillä, joita ei ymmärretä. Onneksi nykyään monet käyttävät jo englanninkielisiä ohjelmia. Joissakin ohjelmissa saattaa olla käytössä kuvasymbolit tai sekä kuva- että kielelliset valinnat. Kuvasymbolit varmaankin auttavat joitakin hahmottamaan valintoja paremmin.

Logiikka

Ohjelmat eivät aina ole johdonmukaista. Toisessa kohtaa toiminto tehdään eri tavalla kuin toisessa. Onneksi nykyään ohjelmat alkavat muistuttaa yhä enemmän logiikaltaan toisiaan. Tuntuu, että kun on opetellut yhden ohjelman osaa jo toisenkin.

Keskustelu keskenään

Työpaikoilla on käytössä monia eri ohjelmia, jotka eivät välttämättä "keskustele" keskenään. Sama asia saatetaan käsitellä useampaan eri kertaan. Jotkin ohjelmat eivät sovi yhtaikaisesti käytettäviksi, eli niitä ei voi asentaa samaan koneeseen.

Avoimuus

Asioiden avoimuutta kohti ollaan menossa. Vielä on kuitenkin paljon ei-avoimia järjestelmiä. Mielenkiintoista on seurata, miten avoimuus ja tietoturva kohtaavat toisensa.

Uutuudet

Ohjelmista tulee melko usein uusia versioita tai ne korvataan kokonaan uusilla ohjelmilla. Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ohjelmavaihtoehtoja on jo melko paljon. Monet käyttäjät olisivat tyytyväisiä, jos tietäisivät mitä ohjelmia kannattaa omassa työssä käyttää. Miten työstä suoriutuisi mahdollisimman helposti? Ohjelmat ovat tuoneet työhön helpostusta, mutta osataanko niitä hyödyntää?

Koekäyttö, that's it

Jos pystyn vaikuttamaan ostopäätökseen, koekäytän ohjelman ennen hankintaa. Aikoinaan työpaikallemme valittiin julkaisujärjestelmä, joka koekäytettiin. Hankinnassa kuunneltiin tulevia käyttäjiä. Hankittavan ohjelman tärkeimpänä ominaisuutena pidettiin helppokäyttöisyyttä ja loogisuutta. Julkaisujärjestelmässä sivuja tehtiin samannäköisellä pohjalla kuin miltä ne näyttivät lukijoille julkisuudessa, eli sivujen teko oli wysiwyg-periaatteella.

Saisimmekohan helppokäyttöisempiä ohjelmia, jos käyttäjät olisivat testaamassa ja kertomassa omat mielipiteensä? Milloin pääsemme eroon monista eri ohjelmista? Ostaisitko sinä ohjelman, jossa voisi valita mitä toimintoja tarvitset?

Asiakas keskipisteeksi

Avoimuus lisää vuorovaikutusta. Ohjelmilta edellytetään helppokäyttöisyyttä. Asiakkaan on osattava käyttää asioidessaan ohjelmia vaivatta. 

Mitä tulevaisuudessa?

Tulevaisuus on mielenkiintoinen google-laseineen, äänikäskyineen ja  robotteineen. Edelleen odotamme ohjelmilta helppokäyttöisyyttä.

Lisälukemista

Käytettävyystestaus, Tampereen yliopiston tietojenkäsittelytieteidenn laitos Joni Koskinen

tiistai 21. toukokuuta 2013

Miten käyttäydyn sosiaalisessa mediassa?


Patsas (H. Veripää 05.2013).

Olen miettinyt, miten käyttäydyn sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisen median ohjeita on tehty yrityksille, mutta onko yksityishenkilölle omaa ohjetta? Yksityishenkilön ohjeissa tulee esille omat arvot ja käyttäytyminen. Minkälainen minä olen ihmisenä?

Laadin itselleni seuraavat sosiaalisen median ohjeet:

1. Kunnioitan hyvän uutisen esilletuojaa ja ja lähetän edelleen tai retweettaan hänen postinsa, enkä ota uutista omissa nimissäni esille.

2. Sosiaalinen media on vastavuoroista viestintää, joten jos olen sosiaalisessa mediassa myös osallistun ja kommentoin.

3. Arvostan ja kannustan muita.

4. Oikaisen mahdolliset virheeni mahdollisimman nopeasti.

5. En linkitä epäilyttäviä sivuja. Tarkistan tiedon lähteeni.

6. Olen sosiaalisessa mediassa omana itsenäni.

7. En käytä muiden kuvia ja tekstejä ominani.

8. Pyrin jakamaan kokemani hyvät jutut ja uutiset muille.

9. Käytän ymmärrettävää kieltä, vältän kirosanoja ja huonoa käyttäytymistä.

10. Pidän yksityisminäni erillään työminästäni.

11. Kerron sellaisista asioista, joista voisin kertoa julkisesti useammalle ihmiselle.

12. Olen aktiivinen.

13. Pyrin luotettavuuteen, suoruuteen ja oikeaan tietoon.

14. En tarjoa liikaa postia, ettei tule ähky.


Ohjetta voisi vielä jatkaa ja miettiä. Otan mielelläni vastaan kommenttisi.


Harjoittelemalla ja tekemällä oppii. Kannattaa tarttua rohkeasti uusiin mahdollisuuksiin.


Lisälukemista

Sosiaalisen median säännöt, Keskuspuiston ammattiopisto

Social Media Code of Conduct, Communications Council

Sosiaalisen median käytön ohjeistus, VTT (sisältää sosiaalisen median ohjeiden luokittelun)

Twitter-opas vasta-alkajalle, Tarkkaamo

torstai 16. toukokuuta 2013

Sisällön ymmärrys hoi älä jätä



Seinäkirjoitus (H. Veripää 05.2013).


Sisällön ymmärrettävyys ja luettavuus

Sisällön merkityksestä on keskusteltu viime aikoina paljon. Tärkeää sisällössä on sen ymmärrettävyys ja luettavuus. Sosiaalinen media on pakottanut miettimään sanottavaa tiivistettynä. Koen, että tiivistäminen on hyvää harjoitusta. Ilmeisesti olen sisäistänyt verkkotekstin tiivistämisen jopa niin hyvin, että pidempien raporttien sisältö henkii verkkotekstimäisyyttä. Lauseet ovat lyhyitä, väliotsikoita on viljelty paljon ja laaja kerrontatapa uupuu. Verkossahan laajemmat kokonaisuudet löytyvät niitä haluaville linkin takaa.

Asioista on kerrottava niin, että lukija ymmärtää. Hyvässä tekstissä vältetään lyhenteitä, turhia täytesanoja ja vieraita termejä. Jos kirjoittaa laajalle lukijakunnalle, on asia selitettävä tarkemmin.

Tarkista ennen kuin julkaiset

Väärinymmärrykset saattavat olla kohtalokkaita, joten sisältö kannattaa tarkistaa ennen sen julkaisua. Esimerkiksi eilen luin myytävää -palstalta lehdestä ilmoituksen vähän hyväkuntoisesta polkupyörästä. Mietin minkälainen tuo pyörä on. Virheet voivat olla kohtalokkaita.

Paras sisältö

Nykyisin sisältöjä tarjotaan paljon, joten lukijoita pitää myös houkutella kiinnostumaan asiastamme. Persoonallinen, lukijaa kunnioittava, johdonmukainen, tietoa antava, luotettava ja mahdollisesti lukijalle arvoa tuottava sisältö on paras.

Tiedon alkuperä ja taustat

Toivon, että saamme tulevaisuudessakin lukea taustoitettuja juttuja. Ilman taustoitusta vastuu tiedon selville ottamisesta ja ymmärtämisestä jää lukijalle.  Pitää muistaa tarkistaa myös tiedon julkaisija ja tiedon alkuperä.

Lisätietoa

Tekstisisältö on ymmärrettävää ja luettavaa, Suomi.fi

Verkon kieli. Kotimaisten kielten keskus

Optimoinnista virtaa löydettävyyteen, editoinnista luettavuuteen. Scriptio

maanantai 6. toukokuuta 2013

Juuttunut verkkoon yksin ja yhdessä



Kuva: Kasvot tunnelissa (H. Veripää 3.5.2013).

Katselin Jer Thorpin luentovideon twitterin viestien visualisoinnista. Videolla Jer kertoi, miten viestejä seuraamalla saamme esimerkiksi tietoa, milloin ihmiset heräävät ja toivottavat hyvää huomenta eri puolella maailmaa. Maailma on lähellämme ja olemme sekä paikallisia että maailman kansalaisia. Lähestymme ihmisiä persoonana ja tiedämme heistä yhä enemmän. Yksityisyys on rikkoutumassa. Tietynlaisen yksityisyyden voi kuitenkin edelleen säilyttää. Verkossa voi päättää minkälaisena esiintyy ja kuinka avoin on.

Ihmisillä on identiteetti. Verkkoidentiteetti saattaa erota varsinaisesta identiteetistä. Verkossa ei tarvitse kertoa itsestään kaikkea ja verkossa voi jopa ottaa käyttöön itselleen eri identiteetin tai useamman eri identiteetin. Ei kuitenkaan toisen henkilön identiteettiä. Toisen identiteetin käyttäminen on rikos, joka tulee esille jossain vaiheessa. Esimerkiksi twitterissä Jörn Donnerina twiittasi joku muu kuin Jörn Donner.

Jer herätteli kuuntelijoita luentonsa lopussa tuomaan tietoa kaikkien hyödynnettäväksi. Hieno ajatus yhdistää tietoa ja ratkaista yhdessä ongelmat. Olen kuitenkin edelleen sosiaalisen median aikakaudella melko kyyninen. Ihmiset eivät ole muuttuneet, edelleen pantataan tietoa. Tiedolla halutaan hyötyä, kunniaa ja mainetta. Voisimmekin osoittaa, että avoimella yhteisellä työllä saisimme hyödyn ja kunnian jokikiselle.

Olen verkossa viestijänä ja tuntuu, että siellähän kaikki nykyään tapahtuu. Todellisuus on kuitenkin toista. Edelleen elää paljon ihmisiä, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää nettiä tai he eivät halua käyttää. Koetaanko ei-verkossa olijat syrjäytyneiksi?

Vergen toimittaja Paul Miller kirjoittaa mielenkiintoisesta kokeilustaan. Hän oli vuoden ilman internetiä. Kun vuosi oli kulunut hän totesi: I'll be connected. Tuohon toteamukseen kiteytyy internetin sosiaalinen maailma. Se on jotakin, jota teemme muiden kanssa. Toivottavasti kenellekään ei käy kuten päijäthämäläiselle miehelle, joka juuttui Twitteriin.


Lisälukemista


Visualizing the World's Twitter Data

 Visualization of Tweets about Boston Marathon Bombings

Verkkoidentiteetti

I'm still here. back online after a year without the internet

Neuvokas ohikulkija irrotti Twitteriin juttuneen miehen - satiirisivusto Uutissirkus

tiistai 30. huhtikuuta 2013

Kloonattu verkkoviestijä




Olen tutustunut robottimaailmaan ja lisättyyn todellisuuteen. Näistä uusista asioista innostuneena kuvittelen tulevaisuuden verkkoviestijän työpäivän: Robotti kerää minulle tarvittavan tiedon netistä, istun työkokouksessa virtuaalisesti, teen 3D-mallinnuksia tulevista projekteista, olen verkossa virtuaalisesti  vastaamassa asiakkaille, teen työtä yhdessä verkostoni asiantuntijoiden kanssa jne. Mielenkiintoista on erottaa todellinen todellisuus lisätystä todellisuudesta.

Kehitys on digitaalisessa maailmassa ollut nopeaa. Suurempi muutos on lähellä, kun nykyinen nuoriso on tulossa työelämään. Näitä digimaailman kasvatteja kutsutaan diginatiiveiksi. Osallistuminen ja vuorovaikutus on luonnollista, asioita suunnitellaan ja tehdään yhdessä virtuaalisissa työtiloissa ja -ympäristöissä. Edelleen yhteisöllisyys ja sosiaalisuus ovat tärkeitä. Toimimme yhdessä yksin, emmekä välttämättä tunne yhteistyökumppaneitamme hyvin.

Maailma on tullut lähelle, tietoa on saatavilla helposti ja paljon. Valitsemme mihin ryhmiin liitymme, minkälaisen identiteetin muodostamme ja mitä tietoa haluamme. Huomiota herättää persoonallisuus ja kohdennettu tieto. Työtä voimme tehdä paikasta ja laitteesta riippumatta. Voinhan jopa kuvitella kloonaavani robotin, joka edustaa minua töissä. Itse jään nauttimaan kotonaolosta.

Lisälukemista:

Life online. The web in 2020.

How will the web monetize in 2020?

Imagining the internet. The 2020 survey.

Digital  Natives

Disney invents method to clone humans into robots

Netin käytön muutoksen alueita: hakukoneet, sosiaaliset verkostot ja netin mobiilikäyttö

Googlen Smidt: Jokainen pääsee nettiin vuoteen 2020 mennessä

Lisätty todellisuus

USA:n armeijan itsenäisesti ajattelevat PETMAN-robottisotilaat enää askeleen päässä

Entä jos esimiehesi olisi robotti?

maanantai 22. huhtikuuta 2013

Tiedon luotettavuus verkossa


Onko tämä se uutisankka? (Kuvaaja Heli Veripää)


Seurasin Bostonin kriisitapahtumaa twitteristä. Twitter tuntui toimivan kriisitilanteessa, oli valokuvia, videoita, poliisin tiedotteita ja uutisia. Tieto levisi salamannopeasti ja osa tiedosta oli ylireagointia sekä virheellistä. Kriiseissä ei voi odottaa tiedon jäsentymistä kovin pitkään. Nykyisen yhä nopeamman tiedottamisen maailmassa ei välttämättä ehditä tarkistamaan tietoa. Tapahtuma sai miettimään, miten tiedon luotettavuuden voi varmistaa.

Tiedon alkuperää ja tarkempia tietoja ei välttämättä tarkisteta. Keskustelin jo jokin aika sitten opiskelijoiden kanssa kunnan tiedoista. Opiskelijat ihmettelivät, miksi heidän olisi käytävä kunnan sivuilla. Saman tiedon saa muualta. Yritin oikaista ja kertoa, että varmin ja taustoitetuin tieto löytyy alkuperäislähteestä eli tässä tapauksessa kunnan verkkosivuilta. Vastaavasti kriisitilanteissa luotan viranomaistiedotteisiin.

Jos haluan olla varma tiedosta, on minun kysyttävä luotettavasta tietolähteestä tarkempaa tietoa. Tiedon alkuperä on muistettava tarkistaa. Verkkoviestijänä olen tottunut tiedontuottajana tarkistamaan tiedot ennen julkaisua. Väärä tieto syö luottamusta ja saattaa aiheuttaa vahinkoa. Onnistuukohan tiedon luotettavuuteen perustuva hakupalvelu?

Kuten Tutkivan toimittajan internet-oppaassa sanotaan, tärkein lähdekritiikin väline on terve järki.  Verkossa on helppo tarkoituksellisesti levittää väärää tietoa, harjoittaa propagandaa sekä käyttää luotettavien tahojen osoitteita ja nimiä. Toivoa on, että myös verkkomaailmassa oppii havainnoimaan väärää sisältöä ja lähteitä. Toivon, etten itse syyllisty tekemään kärpäsestä härkästä, ennen kuin tarkistan tiedon.



Lisätietoa:

Kuva Bostonin tapahtumista on ristiriitainen, Keskisuomalainen


When do we trust an information source


Twitterissäkin on Uutisankka


Tiedon hankkiminen ja sen luotettavuuden arviointi, eNorssi

Tutkivan toimittajan internet-opas, nettisivujen luotettavuus, Jyväskylän yliopisto

Jyvät eroon akanoista, vain lähdekritiikki auttaa tiedonhakijaa, Sihteerin ja assistentin tietokoneopas

maanantai 15. huhtikuuta 2013

Julkinen sektori digitaaliaikaan



 (Kuva: Uuden musiikin kilpailun finaali 9.2.2013, Heli Veripää).

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö (Ari Tammi)

Helsingin kaupungin verkkoviestintäpäällikkö (2008-2012) Ari Tammi kirjoitti Helsingin Sanomien mielipidepalstalla 11.4.2013: "Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö. Kirjoituksessaan hän väittää, että verkkopalveluiden resursointi ja johtaminen ovat julkisella sektorilla hukassa. Visuaalinen web on vasta murrosikäisen nuoren ikäinen. Ensimmäiset nettisivut annettiin tiedotusyksikön hoidettavaksi. Avuksi otettiin tietojenkäsittelyn ammattilaisia. Verkkopalveluiden rakentaminen on työnnetty joko viestinnälle tai ict-yksikölle, jotka hoitavat digitaalihankkeita vasemmalla kädellä. Hankkeissa käytetään paljon konsultteja. On vanhentunutta puhua ict-teknologiasta, koska sosiaalinen media, verkkoyhteisöt ja niiden hyödyntäminen ovat tulleet jäädäkseen. Oikeampaa olisi puhua information, communication, eServices and community -teknologiasta. Helsingin kokoisessa kaupungissa tarvittaisiin noin 200 hengen verkkopalveluvirasto."

Verkkopalveluiden merkitys julkisella sektorilla


Ari Tammi tuo hienosti esille verkkopalveluiden merkityksen. Väitän, ettei julkisella sektorilla ole vieläkään kunnolla ymmärretty ja herätty käytännön digitaalimaailmaan. Tästä ei yksin voi syyttää johtajia vaan syyllisiä ollaan myös me, viestintäammattilaiset. Olemme suostuneet tekemään itsenäisesti verkkopalveluja, esimerkiksi nettisivuja, joita tehtäessä ei ole tuotu esille strategisesti tärkeitä asioita. Verkkopalveluiden suunnittelun ei pitäisi olla erillään muusta suunnittelusta. Paljon on tehtävä vielä töitä, että saadaan verkkopalvelut tutuiksi kaikille. Vuorovaikutus on lisääntynyt, osallistumismahdollisuuksia on yhä enemmän. Enää ei riitä tiedottaminen, vaan viestien nivouttaminen osaksi toimintaa. Väitän, että verkkopalveluiden merkityksen ymmärtämisen kautta myös resursointi näihin palveluihin lisääntyy. Kehitys on ollut huimaa, eikä perässä ole tahtonut pysyä.

Miten verkkopalveluhankkeita on hoidettu?

Kuten Ari kirjoituksessaan toteaa, verkkopalveluhankkeet on hoidettu vasemmalla kädellä. Hankkeisiin ei ole erikseen varattu aikaa, vaan ne on tehty muiden tehtävien ohella. Tietohallinto, ict-yksikkö on ollut mukana tai jopa päättänyt mitä ohjelmia hankitaan. Aina ei hankinnoissa ole huomioitu käyttäjälähtöisyyttä. Julkisella sektorilla on ollut paljon erilaisia ohjelmia ja niihin on liitetty yhä enemmän erilaisia uusia ohjelmia. Sosiaalinen media tuo erilaisia palveluja nopeassa tahdissa. Tärkeää on löytää useiden palveluohjelmien joukosta omalle toiminnalle sopivat ja suunnitella toisiaan tukeva ohjelmakokonaisuus. Tärkeintä on käyttää ohjelmia, jotka ovat asiakkaitten suosiossa. Eli mennään sinne, missä on asiakkaat.

Kuka hoitaa verkkopalvelut?

Panostaako julkinen sektori omaan verkkopalveluyksikköön vai hankitaanko palvelut ulkopuolelta? Oma mielipiteeni on, että molempia yhdessä. Paras tietotaito on organisaation sisällä. Viestintä vaatii tietämystä ja tuntemusta organisaatiosta, yhteisten arvojen mukaan elämistä. Viestintä tuo esille strategiset asiat,  markkinoi organisaatiota, avustaa johtajia ja tarjoaa asiakkaille sekä vanhoja että nykyaikaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia. Verkkopalvelua on myös toimintaympäristössä eläminen, verkostoituminen. Organisaation ulkopuolelta saadaan viimeisintä tietoa ja apua verkkopalveluiden käyttöön ja suunnitteluun.

200 hengen verkkopalveluvirasto

Erilaiset palvelut vaativat ammattitaitoa, mutta mielestäni ei liikaa saa eriytyä omiin "poteroihinsa". Moniammatillisuus on rikkaus, esimerkiksi verkkopalveluiden suunnittelussa voitaisiin yhdistää ict-, viestintä- ja henkilöstöhallinnon ammattitaito.

Voin vain kuvitella, mitä kaikkea Arin ehdottama 200 hengen verkkopalveluvirasto saisikaan humanistin johdolla aikaiseksi. Voisiko tällaisen viraston perustaa julkishallinnolle? Voisin olla mukana hankkeessa.



Lisälukemista:

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö

Verkkopalvelun määritelmä

Julkisen hallinnon palvelujen tietomalli ja ryhmittely verkkopalveluissa

Suomeen perustettiin verkkodemokratiaseura

sunnuntai 7. huhtikuuta 2013

Viestintää paperilla

 
 Kuva Reimsissä olleesta julkistenäyttelystä (Heli Veripää 19.4.2012).

Asun paikkakunnalla, joka on saanut tuntea nahoissaan paperittoman toimiston. Kymenlaaksosta on hävinnyt Voikkaan ja Myllykosken paperitehtaat. Paperia edelleen tarvitaan, joskin viestinnässä paperinkulutus on vähentynyt radikaalisti verrattuna aikoihin, jolloin aloitin toimistotyöt. Paperiton toimisto on kestävää kehitystä: tulostuskustannukset ja ympäristökuorma pienenevät. En haikaile menneitä paperitoimistoaikoja, jolloin aikaa meni paperikirjeiden, raporttien, lehtien, laskujen ja esitteiden käsittelyyn.

Paperia edelleen käytössä

Sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä kaikkien käytössä, joten esimerkiksi kuntien on viestittävä myös paperilla. Edelleen laitetaan yhteystiedot paperiseen puhelinluetteloon, painetaan paperisia esitteitä, kortteja, paperikasseja ja lehtiä. Edelleen lähetetään, joskin vähemmän, paperisia kirjeitä. Internetin myötä syntyy helposti eriarvoisuutta, jos kaikki eivät saa tietoa tai eivät voi osallistua.

Itselläni on laatikko täynnä postikortteja, joita mielelläni lähetän edelleen ystävilleni. Olkoonkin, että lähetys maksaa. Koen postikortin arvokkaampana kuin sähköisen viestin. Sain isäni serkulta, vanhemmalta ihmiseltä postista kirjeen. Oli mukava lukea hänen käsialallaan kirjoitettua kirjettä. Vastaus hänelle oli lähetettävä paperikirjeenä. Tuntuipa oudolta kirjoittaa paperille ja laittaa kirje postiin. Yliopiston luennoille otan usein edelleen mukaani vihkon, koska kirjoittaminen tuntuu terapialta. Kirjoittamisen lisäksi mielelläni piirrän kuvia.

Edelleen tilaan lehtiä, otan mukaani esitteitä ja postikortteja, jos niitä on tarjolla. Ranskassa käydessäni löysin yrittäjien postikorttimainoksia. Mietinkin, olisiko nykyaikana jopa mainosarvoa hyvin laaditulla paperikortilla, -kutsulla tai esitteellä?

John Coleman Havard Business Review-sivuilla toteaa:

"It may seem nostalgic, but I still believe there's room for the handwritten note in personal and professional communication. They cost something, mean something, and have permanence in a way emails and text messages don't. They let the people in our lives know we appreciate them enough to do something as archaic as pausing for 15 minutes to put pen to paper in an attempt to connect and sustain a relationship with them. I still remember that note from Bridgett — and many others I've received over the years — and perhaps in writing personal notes to our friends and colleagues, we can reach out to others in a way that creates a lasting, positive connection. "



Tietokoneperusteisen viestinnän hyötyjä

Tietokoneperusteinen viestintä on tuonut ihmiset yhtäkkiä lähelle toisiaan. Tämänkin kirjoitukseni voin jakaa nopeasti maailmalle, kirjoittaa ja korjata helposti. Voin kutsua muitakin kirjoittamaan tätä juttua. Voin linkittää muiden juttuja tukemaan omaa kirjoitelmaani ja saada muilta kommentteja. Sähköisistä järjestelmistä näkee ketä on käsitellyt asiapapereita, milloin ja mitä muutoksia on tehty. Samaa asiaa koskevat paperit voidaan liittää toisiinsa esimerkiksi dokumenttinumeroilla tai viemällä samaan kansioon.

Sähköinen ja paperinen palvelu on yhdistetty. Paperikorttia ei välttämättä tarvitse itse säilyttää ja lähettää. Korttivaraston ja lähetyksen hoitaa palvelun tuottaja.

Tietokoneperusteisen viestinnän haittoja

Yhtenä haittana on viestinnän nopeus. Vastauksia ja kommentteja odotetaan nopeasti. Viestejä ei ehditä tarkistaa ja väärinymmärryksiä saattaa syntyä. Sähköisiä viestejä saadaan niin paljon, että ne eivät erotu toisistaan. Viesti saattaa erehdyksessä helposti mennä väärälle henkilölle. Varmuuden vuoksi lähetetään tietoa, jolla ei vastaanottajalle ole mitään merkitystä. Kohderyhmiä ei ole tarkoin harkittu. Tärkeätkin asiat saattavat unohtua, jos ei ole seurantaa.


Arkistointi

Mielenkiintoista on nykyisten sähköisten tuotosten arkistointi. Arkistointisääntöjä on olemassa, mutta muistetaanko niitä noudattaa. Esimerkiksi kunnilla kaikki viralliset arkistoon säilytettäväksi menevät asiapaperit on vielä tulostettava paperille. Kun jäin opintovapaalle, tyhjensin vanhat mapit. Suurin osa mapeissa olevista papereista löytyy nykyään tietokoneelta. Paperin ja sähköisen murrosvaiheessa tuli vielä tulostettua varsinkin laajempia asiakirjoja. Koin, että lukeminen paperilta oli helpompaa. Tulostin jopa sähköposteja pöydälleni, jotta muistin tekemättömiä tehtäviä. Nythän sähköpostiohjelmissa voi lajitella keskeneräiset työt omiin kansioihinsa ja/tai merkitä viestit keskeneräisiksi. Olen jo oppinut lukemaan tietokoneelta, tabletit helpottavat lukemista edelleen.


Lisälukemista

Handwritten notes are a rare commodity. They're also more important than ever.

Tutkimus: Perinteinen postikortti kertoo välittämisestä



keskiviikko 3. huhtikuuta 2013

Strategiatyö on vuoropuhelua

Kuva. Yhteinen strategiatyö (Heli Veripää, 2011).


Tutkin gradutyössäni kunnan strategiatyötä: "Matkalla strategiseen ajatteluun. Viestinnän merkitys Kouvolan kaupunkistrategian jalkautuksessa." 

Tutkimuksen lopputuloksena syntyi yllä oleva kaavio, jossa on esitelty mitä yhteinen organisaation sisäinen strategiatyö edellyttää. Yhteisellä strategiatyöllä tässä yhteydessä ymmärretään organisaatiossa käytävää keskustelua määritellyistä arvoista ja strategiasta. Tärkeää on, että strategiatyötä tehdään lähellä asiakasrajapintaa. Eri tiimien ja työryhmien keskustelujen tulokset käydään läpi ja huomioidaan. Mielenkiintoista on verrata johdon ja työntekijöiden näkemyksiä toiminnan suunnasta.Strategiatyössä huomioidaan myös ulkoiset sidosryhmät. Ulkoapäin strategiatyöhön vaikuttaa toimintaympäristö. Organisaation arvojen voidaan katsoa olevan merkittävä osa organisaation identiteettiä yhdessä mission, strategian ja vision kanssa (Aaltonen, Heiskanen & Innanen, 2003).

Strateginen suunnittelu voidaan määritellä vuoropuheluksi, jossa kuunnellaan kaikkia sidosryhmiä. Strategia sisäistetään parhaiten, jos vuoropuhelua on suunnittelusta käytännön toteutukseen asti. (Mantere
2003, 190-193.) Vuorovaikutuksen avulla saadaan koko organisaatio oppimaan ja ymmärtämään (Choo & Johnston 2004, 77).

Yhteinen strategiatyö vaatii:

Yhteistyötä, joka syntyy strategisen ajattelun kautta. Strateginen ajattelu koetaan tässä yhteydessä yhteiseksi ymmärrykseksi arvoista, tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Se on oikeiden asioiden tekemistä ja yksittäisten asioiden yläpuolelle asettumista, yhteistä strategiatyötä sekä toimintaympäristön havainnointia ja analyysiä. Strategisen ajattelun esteenä ovat toimintakulttuuri, muutos, monitasoinen päätöksenteko, organisaation raja-aidat ja toimintaympäristönhaasteet, esimerkiksi taloudellinen tilanne.

Luottamusta, joka saavutetaan viestinnän avulla, avoimuutena ja vuorovaikutuksena. Strategiaviestintä on sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Se on strategian jalkauttamista tukevaa, strategian sisällöstä ja strategiaprosessista viestimistä. Se on jatkuvaa vuoropuhelua, joka tukee, viestii, motivoi, kuuntelee, linkittää strategian arkeen ja lisää ymmärrystä.

Me-henkeä, joka edesauttaa yhteistä strategiatyötä. Jokainen saa osallistua sekä kertoa omat kommenttinsa. Me-henkeen vaikuttaa organisaatiokulttuuri. Organisaatiokulttuuri on erityisen merkityksellinen, koska kulttuuriset elementit määrittävät strategiaa, päämääriä ja toimintatapoja. Kulttuuria on jokaisella hierarkisella tasolla. (Schein 2001, 28-29.)

Sitoutumista yhteiseen strategiatyöhön. Strategiat ovat päätöksenteon tuloksia, sovittuja yhteisiä toimenpiteitä. Erityisesti johtajien on oltava esimerkkinä muille. Suuressa organisaatiossa tärkeää on sopia yhteisistä termeistä ja tiimityöskentelytavoista, jotta puhutaan samoista asioista. Erityisen tärkeää on innostua ja innostaa.

Sidosryhmien osallistamista. Tutkimuksessa keskityttiin sisäiseen strategiatyöhön, joskin haastatteluissa tuli esille myös asiakkaat, eli tässä tapauksessa kuntalaiset. Yhteiseen strategiatyökaavioon voidaan lisätä myös sidosryhmien osallistaminen.

Tutkimustuloksien mukaan pidettiin tärkeänä johdon läsnäoloa, jalkautumista kentälle.
Kouvolassa johto on ollut mukana arvokirjakeskusteluissa sisäisessä strategiatyössä. Tutkimuksessa nousi esille, että Kouvolassa tärkeää on suuntautuminen sisäisestä strategiatyöstä ulospäin, johtamiskulttuurin kehittäminen ja vuorovaikutuksen parantaminen. Kuntalaisten kuulemiseksi on johdon hyvä jalkautua kuntalaistilaisuuksiin.

Tutkimuksen taustaa


Tutkimuksessa haastateltiin kaupungin johtajia ja havainnoitiin johtoryhmiä. Tutkimus rajoittui johtajiin, koska strategiakeskustelut olivat tutkimusta tehdessä vasta alkutaipaleella. Tutkimuskohteena oli Kouvolan kaupunkiorganisaatio, koska Kouvolassa laadittiin vuonna 2010 uusi kaupunkistrategia ja sen jalkautukseen arvokirja. Kouvolan kaupunki kertoi omista arvoistaan ja strategiastaan arvokirjan avulla. Arvokirja on työkirja, johon kirjattiin ryhmien, tiimien ja työntekijöiden kommentit toiminta-ajatuksesta, visiosta, päämääristä ja arvoista. Kirjaukset tehtiin sekä paperiseen arvokirjaan tiimeissä että sähköiseen seurantajärjestelmään. Haasteena Kouvolassa oli uusi organisaatio, vuonna 2009 muodostettiin uusi Kouvola kuudesta eri kunnasta ja kahdesta kuntayhtymästä. Organisaatiokulttuuria ei ollut vielä ehtinyt muodostua.

Arvokirjakeskusteluja käytiin johtoryhmissä, työryhmissä, tiimeissä, jolloin keskustelut kehittivät yhteistyötä ja palautetta saatiin alhaalta ylöspäin, läheltä asiakkaita. Arvokirjakeskustelujen kautta arvot ja strategia tuotiin lähelle jokaisen työtä. Haasteena oli termien ymmärrettävyys, sitoutuminen, keskustelujen ilmapiiri ja ajan riittävyys.

Yhtenä päämääränä oli tarjota henkilöstölle mahdollisuus keskustella ja kysellä strategiasta sekä perustella strategisia valintoja. On huomattava, että pelkkä strategiasta tiedottaminen ei riitä, vaan onnistunut strategian soveltaminen edellyttää kaksisuuntaista viestintää, kuten tiimipalavereita, kehityskeskusteluja ja foorumeita, joissa strategia viedään riittävän lähelle työntekijän arkea. (Hämäläinen & Maula 2004, 5, 28-31, 38, 41.) Tiedon määrän lisääntyessä osaamisen kiertonopeus entisestään nopeutuu. Julkishallinnon kuten muidenkin organisaatioiden keskeisenä kilpailuetuna tulee olemaan oppimis- ja muuntautumiskyky (Santalainen & Huttunen 1993, 37, 60-63.)

Lähteet



Aaltonen, T., Heiskanen, E. & Innanen, P. 2003. Arvot yksilön ja työyhteisön
kehittäjänä. Helsinki: WSOY.

Choo, C. W. & Johnston, R. 2004. Innovation in the knowing organisation: a case study of
an e-commerce initiative. Journal of Knowledge Management, Vol. 8, 77.

Hämäläinen, V. & Maula, H. 2004. Strategiaviestintä. Keuruu: Otavan kirjapaino, 5; 28-31.

Mantere, S. 2003. Champion, citizen, cynic? Social positions in the strategy process.
Helsinki University of Technology. Industrial Management and Work and Organizational
Psychology. Dissertation Series. No 5, 190-193.

Santalainen, T. & Huttunen, P. 1993. Strateginen johtaminen julkisessa hallinnossa. Valtionhallinnon kehittämiskeskus ja Weilin+Göös. Jyväskylä.

Schein, Edgar H. (2001) Yrityskulttuuri - selvitymisopas. Tietoja ja luuloja kulttuurimuutoksesta. Laatukeskus 2001


Lisälukemista:

Strategy as Practice


Organisaatiokulttuuri

Kouvolan kaupungin strategia