Onko organisaatiokultturi pudonnut viestinnän kelkasta?

Patsas (H. Veripää 8.6.2013).

Monikanavaisuus on muuttanut viestinnän. Enää ei tulla toimeen staattisilla internet-sivuilla. Sisällön tuottamisessa on huomioitava sen jakaminen eri kanaviin. Jos aikaa ei ole, voidaan sisältö määritellä menemään automaattisesti useampaan eri kanavaan. Sisällön tuottajien on tiedettävä, mikä osuus sisällöstä siirtyy esimerkiksi twitteriin. Käyttämässäni julkaisujärjestelmässä sivu on jaettu osiin, joita sitten voidaan jakaa määriteltäviin kohteisiin. Älypuhelimet, tabletit, tietokoneet, yhä enemmän tietoa käytetään erilaisilla laitteilla ja erilaisilla ohjelmilla. Onko tulevaisuudessa enää internet-sivuja, joiden suunnittelu eri laitteille ja ohjelmille on haaste. Ehkä tulevaisuudessa organisaation tieto keskitetään ja tietovarastosta tietoa haetaan hakuohjelmilla. Markkinointia verkossa voidaan hoitaa blogeilla ja ajankohtaisilla uutisilla.

Sosiaalinen media on muuttanut viestintää vastavuoroiseksi. Organisaatioissa on vastavuoroisuus ja avoimuus koettu haasteena. Väitänkin, ettei läheskään kaikissa organisaatioissa vielä osata viestiä. Yhtäkkiä asiantuntijoiden odotetaan vastaavaan palautteisiin, tiedottavan asioista ja seuraavan eri kanavia. Tehtävä on jäänytkin viestinnän asiantuntijoille, jos sellaisia organisaatiossa on. Viestinnän ammattilaisilla on ollut haasteena monien eri muutoksien keskellä saada huomiota viestintäkulttuurin muutokselle.  Tulevaisuudessa pitäisikin keskittyä organisaatiokulttuuriin ja muutoksien sisäistämiseen. Asiakkaat kuitenkin odottavat, että elämme uudessa maailmassa. Viestintää voidaan kutsua tukitoiminnoksi, joka pitäisi sisällyttää kokonaistoiminnan suunnitteluun.

Tiedän, että vastavuoroisuus vaatii aikaa. Haasteena työelämässä onkin ajan puute. Ennen aika kului paperikirjeiden kirjoittamiseen, postittamiseen ja kopiointiin. Sähköisessä maailmassa viestit kulkevat nopeammin. En usko että aikaa on entistä vähemmän, työn luonne on vain muuttunut. Voimme tehdä töitä kaikkialla ja koko ajan, emme ole tiettyyn paikkaan ja aikaan sidottuja. Viestinnän valmiuksia odotetaan kaikilta.

Kauppalehdessä oli herätetty kysymys "Missä yrityksessä on tietojohtaja?" Tiedon merkitykseen on havahduttu, enää ei riitä tietoteknologian hallinta. Muuttuvassa toimintaympäristössä tarvitaan suunnitelmien avuksi ajankohtaista tietoa.




Lisätietoa:

Don`t let paper paradigms drive your digital strategy.

Ihmiset verkossa

Hämähäkin verkkoa sumuisena aamuna (H. Veripää 18.8.2012).

Olen kirjoittanut blogissani useampaan otteeseen sisällön merkityksestä. Sisältöä ei olisi, jos ei olisi vastaanottajia. Viestintää ei olisi, jos ei olisi viestijöitä. Nykyisessä verkkoviestinnässä saattaa helposti unohtua kenelle viestinsä osoittaa.

Kasvokkaisviestinnän tiedetään olevan arvokkain viestinnän kanava. Ihmiset kohtaavat ja lukevat sanomaa myös rivien välistä. Ilmeet, eleet, äänenpainot, vaatetus, ympäristö, tunnettuus jne. vaikuttavat kasvokkaisviestinnässä. Tärkeää on, että osaan kertoa asiani ymmärrettävästi ja innostavasti. Voimme seurailla viestin vastaanottajien reaktioita. Ymmärrettiinkö sanoma ja halutaanko lisätietoa. Pitäisikö tämä kaikki muistaa myös verkkoviestinnässä? Verkkoviestinnässäkin voimme innostaa toisia kiinnostavalla ja ymmärrettävällä sisällöllä. Voimme huomioida toiset vastavuoroisuudella. Voimme osallistua keskusteluun, tarjota ja kysyä neuvoa. Tärkeää mielestäni on persoonallisuus.

Sosiaaliset kontaktit ovat erittäin tärkeitä, myös verkkoviestinnässä. Huomaan itsekin seuraavani, kuinka moni lukee blogiani. Seuraajien määrä korreloituu helposti hyväksyttävyyteen. Joku saattaa hakea kirjoituksillaan tunnettuutta, vaikuttavuutta, rahallista hyötyä ja etenemismahdollisuuksia. Toiset taas saattavat hakea kontakteja ja asiantuntija-apua. Uskon, että on myös niitä, jotka avuliaasti haluavat auttaa muita tuomalla esille uusia asioita ja tietoa. Sosiaalinen media on nimensä mukaisesti sosiaalisia suhteita täynnä. Luin jossain vaiheessa kommentin, ettei saa liikaa heittäytyä seuraamaan bloginsa lukijoiden määrää. On totta, että blogien seuraajien määrä ei välttämättä tarkoita, että mitä enemmän lukijoita sitä parempi kirjoitus. Seuraajien määrään vaikuttaa sisällön lisäksi, miten olet mainostanut blogiasi, miten osuvan otsikon olet tehnyt, blogin julkaisuajankohta eli miten ihmisillä on aikaa lukea blogiasi. Jos olet valinnut ajankohtaisen, keskustelussa esiin nostetun aiheen, saattaa lukijoita olla enemmän. Ei ole varmaankaan kirjoittajaa, joka ei haluaisi, että häntä seurattaisiin, kommentoitaisiin ja luettaisiin.

Teksti on verkkoviestinnässä tärkeää. Rinnalle on noussut kuvat ja videot. Videoilla lähestytään "reaalimaailmaa" eli kasvokkaisviestintää. Juhana Torkki kirjoitti hyvin blogissaan "Koneella vai tikulla" esityksen pitämisestä ilman slaideja. Esityksessä kannattaa miettiä: Miten viestin, miten vakuutan ja mikä on yleisöni tunnetila? Voisiko verkkoviestinnässä miettiä samoja asioita?

Rohkea rokan syö - kaino ei saa kaaliakaan

 Jos olet "metsässä", usko tai älä sieltä noustaan. (H. Veripää 26.5.2013).

Olin jokin aika sitten yliopiston uusien viestinnän opiskelijoiden tilaisuudessa, jossa tuotiin esille työelämässä tarvittavia taitoja. Yksi taito, joka nousi useammassa puheenvuorossa esiin, oli rohkeus. Rohkeutta tarvitaan, jotta työt sujuvat. Viestintä vaatii nykyään nopeaa reagointia, vastavuoroisuutta ja tiedottamista. Tulosta ei synny, jos jäädään miettimään voinko tehdä tämän.

Rohkeus ei kuitenkaan tarkoita, että tiedotetaan tarkistamatta tietoa. Tiedon oikeellisuus on erittäin tärkeää. Luottamusta ei synny, jos tietoa tarjotaan monesti väärin.

Pelätä ei kuitenkaan tarvitse, että tekee mokia. Mokailusta oppii parhaiten, enkä usko että kukaan tekee virheitä tahallaan. Avoin, kannustava työympäristö ei syytä tekijää. Asiat riitelevät, ei ihmiset, toivottavasti. Jos ei tiedä tai osaa, kannattaa aina kysyä.

Viestintä vaatii työhön tarttumista, tekemistä. Jos työtehtäviä on paljon, ei kannata miettiä niiden määrää vaan aloittaa haastavimmasta. Innostuneella, yrittäjämaisella asenteella saa tulosta aikaiseksi. Luottamus itseensä ja omien lahjojensa käyttöönotto kannattaa. Kannattaa myös jakaa asiantuntemustaan ja tietoaan muille, olla avoin.

Viestintä helpottuu, jos tuntee sidosryhmät. Tietää keneltä kysyy ja kenelle ohjaa kysymykset. Viestijä on itse asiassa organisaation tietopankki. Hän tietää, tuntee, kuuntelee ja kertoo.

Kehitystä kannattaa seurata.Tulevaisuutta miettiessä kannattaa ottaa seuraavat asenne-ennustukset huomioon:  TNSgallupin mukaan (www.tns-gallup.fi/asiantuntemus/arvot-trendit/) vuonna 2011 vahvistuneita  asennesuuntauksia ovat:

• Cocooning – kotikeskeinen elämä
• Life casting – halu jakaa oma elämä
• Local global – paikallinen aktiivisuus
• Happy-go-lucky – kohti iloa ja nautintoa
• Eskapismi – pakoon arkea
• Security nest – turvallisuudentunnetta hakien
• Sormenjälki – voimakas halu vaikuttaa asioihin

 Lisälukemista:

Viestintä ja vuorovaikutustaidot työyhteisön voimavarana (Nuorisoasuntoliitto)

Rohkea rokan syö (Finpro)

Mikä mättää tietokoneohjelmissa?

Valoa tunnelin päässä (H. Veripää 21.5.2013).

Ohjelmien monet toiminnot

Keskustelin tällä viikolla tuttavieni kanssa tietokoneohjelmista ja kodinkoneista. Näille molemmille on yhteistä useat eri toimintovaihtoehdot. Oletko sinä käyttänyt niitä kaikkia?  Totesimme, että useimmat meistä eivät käytä yleensä kuin yhtä ja samaa toimintoa. No ehkä pyykkikoneessa vähän useampia.

Riisuttu versio

Tietokoneohjelmat on rakennettu niin, että ne palvelevat mahdollisimman monia. Mitä jos tehtäisiin riisuttu versio. Tiedän, että esimerkiksi Photoshopista saa riisutun version halvemmalla. Ohjelmien monet vaihtoehdot saattavat jopa stressata käyttäjää. Ohjelman opetteluun menee aikaa ja kuitenkin toiminnoista käytetään vain murto-osaa. Jos kaikkia toimintoja ei ole jatkuvasti käytössä, ne unohtaa. Tiedän ongelman, kun on huomioitava useamman käyttäjän toiveet. Olen räätälöinyt julkaisuohjelmaan paljon eri toimintoja. Pitäisikö ohjelmaa miettiä kohderyhmälähtöisesti? Otettaisiin käyttöön kullekin käyttäjälle sopiva kokonaisuus. Kokonaisuus olisi valittavissa joko hankittaessa, jolloin se vaikuttaisi hintaan tai sitten hankitusta ohjelmakokonaisuudesta käyttäjä voisi valita käytettävät toiminnot.

Termit, kuvasymbolit

Toimintojen runsaus ei ole ainut kompastuskivi. Lisäksi ohjelmissa saattaa olla suomenkieliset käännökset sellaisilla termeillä, joita ei ymmärretä. Onneksi nykyään monet käyttävät jo englanninkielisiä ohjelmia. Joissakin ohjelmissa saattaa olla käytössä kuvasymbolit tai sekä kuva- että kielelliset valinnat. Kuvasymbolit varmaankin auttavat joitakin hahmottamaan valintoja paremmin.

Logiikka

Ohjelmat eivät aina ole johdonmukaista. Toisessa kohtaa toiminto tehdään eri tavalla kuin toisessa. Onneksi nykyään ohjelmat alkavat muistuttaa yhä enemmän logiikaltaan toisiaan. Tuntuu, että kun on opetellut yhden ohjelman osaa jo toisenkin.

Keskustelu keskenään

Työpaikoilla on käytössä monia eri ohjelmia, jotka eivät välttämättä "keskustele" keskenään. Sama asia saatetaan käsitellä useampaan eri kertaan. Jotkin ohjelmat eivät sovi yhtaikaisesti käytettäviksi, eli niitä ei voi asentaa samaan koneeseen.

Avoimuus

Asioiden avoimuutta kohti ollaan menossa. Vielä on kuitenkin paljon ei-avoimia järjestelmiä. Mielenkiintoista on seurata, miten avoimuus ja tietoturva kohtaavat toisensa.

Uutuudet

Ohjelmista tulee melko usein uusia versioita tai ne korvataan kokonaan uusilla ohjelmilla. Esimerkiksi sosiaalisessa mediassa ohjelmavaihtoehtoja on jo melko paljon. Monet käyttäjät olisivat tyytyväisiä, jos tietäisivät mitä ohjelmia kannattaa omassa työssä käyttää. Miten työstä suoriutuisi mahdollisimman helposti? Ohjelmat ovat tuoneet työhön helpostusta, mutta osataanko niitä hyödyntää?

Koekäyttö, that's it

Jos pystyn vaikuttamaan ostopäätökseen, koekäytän ohjelman ennen hankintaa. Aikoinaan työpaikallemme valittiin julkaisujärjestelmä, joka koekäytettiin. Hankinnassa kuunneltiin tulevia käyttäjiä. Hankittavan ohjelman tärkeimpänä ominaisuutena pidettiin helppokäyttöisyyttä ja loogisuutta. Julkaisujärjestelmässä sivuja tehtiin samannäköisellä pohjalla kuin miltä ne näyttivät lukijoille julkisuudessa, eli sivujen teko oli wysiwyg-periaatteella.

Saisimmekohan helppokäyttöisempiä ohjelmia, jos käyttäjät olisivat testaamassa ja kertomassa omat mielipiteensä? Milloin pääsemme eroon monista eri ohjelmista? Ostaisitko sinä ohjelman, jossa voisi valita mitä toimintoja tarvitset?

Asiakas keskipisteeksi

Avoimuus lisää vuorovaikutusta. Ohjelmilta edellytetään helppokäyttöisyyttä. Asiakkaan on osattava käyttää asioidessaan ohjelmia vaivatta. 

Mitä tulevaisuudessa?

Tulevaisuus on mielenkiintoinen google-laseineen, äänikäskyineen ja  robotteineen. Edelleen odotamme ohjelmilta helppokäyttöisyyttä.

Lisälukemista

Käytettävyystestaus, Tampereen yliopiston tietojenkäsittelytieteidenn laitos Joni Koskinen

Miten käyttäydyn sosiaalisessa mediassa?

Patsas (H. Veripää 05.2013).

Olen miettinyt, miten käyttäydyn sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisen median ohjeita on tehty yrityksille, mutta onko yksityishenkilölle omaa ohjetta? Yksityishenkilön ohjeissa tulee esille omat arvot ja käyttäytyminen. Minkälainen minä olen ihmisenä?

Laadin itselleni seuraavat sosiaalisen median ohjeet:

1. Kunnioitan hyvän uutisen esilletuojaa ja ja lähetän edelleen tai retweettaan hänen postinsa, enkä ota uutista omissa nimissäni esille.

2. Sosiaalinen media on vastavuoroista viestintää, joten jos olen sosiaalisessa mediassa myös osallistun ja kommentoin.

3. Arvostan ja kannustan muita.

4. Oikaisen mahdolliset virheeni mahdollisimman nopeasti.

5. En linkitä epäilyttäviä sivuja. Tarkistan tiedon lähteeni.

6. Olen sosiaalisessa mediassa omana itsenäni.

7. En käytä muiden kuvia ja tekstejä ominani.

8. Pyrin jakamaan kokemani hyvät jutut ja uutiset muille.

9. Käytän ymmärrettävää kieltä, vältän kirosanoja ja huonoa käyttäytymistä.

10. Pidän yksityisminäni erillään työminästäni.

11. Kerron sellaisista asioista, joista voisin kertoa julkisesti useammalle ihmiselle.

12. Olen aktiivinen.

13. Pyrin luotettavuuteen, suoruuteen ja oikeaan tietoon.

14. En tarjoa liikaa postia, ettei tule ähky.


Ohjetta voisi vielä jatkaa ja miettiä. Otan mielelläni vastaan kommenttisi.


Harjoittelemalla ja tekemällä oppii. Kannattaa tarttua rohkeasti uusiin mahdollisuuksiin.


Lisälukemista

Sosiaalisen median säännöt, Keskuspuiston ammattiopisto

Social Media Code of Conduct, Communications Council

Sosiaalisen median käytön ohjeistus, VTT (sisältää sosiaalisen median ohjeiden luokittelun)

Twitter-opas vasta-alkajalle, Tarkkaamo

Sisällön ymmärrys hoi älä jätä

Seinäkirjoitus (H. Veripää 05.2013).

Sisällön ymmärrettävyys ja luettavuus

Sisällön merkityksestä on keskusteltu viime aikoina paljon. Tärkeää sisällössä on sen ymmärrettävyys ja luettavuus. Sosiaalinen media on pakottanut miettimään sanottavaa tiivistettynä. Koen, että tiivistäminen on hyvää harjoitusta. Ilmeisesti olen sisäistänyt verkkotekstin tiivistämisen jopa niin hyvin, että pidempien raporttien sisältö henkii verkkotekstimäisyyttä. Lauseet ovat lyhyitä, väliotsikoita on viljelty paljon ja laaja kerrontatapa uupuu. Verkossahan laajemmat kokonaisuudet löytyvät niitä haluaville linkin takaa.

Asioista on kerrottava niin, että lukija ymmärtää. Hyvässä tekstissä vältetään lyhenteitä, turhia täytesanoja ja vieraita termejä. Jos kirjoittaa laajalle lukijakunnalle, on asia selitettävä tarkemmin.

Tarkista ennen kuin julkaiset

Väärinymmärrykset saattavat olla kohtalokkaita, joten sisältö kannattaa tarkistaa ennen sen julkaisua. Esimerkiksi eilen luin myytävää -palstalta lehdestä ilmoituksen vähän hyväkuntoisesta polkupyörästä. Mietin minkälainen tuo pyörä on. Virheet voivat olla kohtalokkaita.

Paras sisältö

Nykyisin sisältöjä tarjotaan paljon, joten lukijoita pitää myös houkutella kiinnostumaan asiastamme. Persoonallinen, lukijaa kunnioittava, johdonmukainen, tietoa antava, luotettava ja mahdollisesti lukijalle arvoa tuottava sisältö on paras.

Tiedon alkuperä ja taustat

Toivon, että saamme tulevaisuudessakin lukea taustoitettuja juttuja. Ilman taustoitusta vastuu tiedon selville ottamisesta ja ymmärtämisestä jää lukijalle.  Pitää muistaa tarkistaa myös tiedon julkaisija ja tiedon alkuperä.

Lisätietoa

Tekstisisältö on ymmärrettävää ja luettavaa, Suomi.fi

Verkon kieli. Kotimaisten kielten keskus

Optimoinnista virtaa löydettävyyteen, editoinnista luettavuuteen. Scriptio

Juuttunut verkkoon yksin ja yhdessä

Kuva: Kasvot tunnelissa (H. Veripää 3.5.2013).

Katselin Jer Thorpin luentovideon twitterin viestien visualisoinnista. Videolla Jer kertoi, miten viestejä seuraamalla saamme esimerkiksi tietoa, milloin ihmiset heräävät ja toivottavat hyvää huomenta eri puolella maailmaa. Maailma on lähellämme ja olemme sekä paikallisia että maailman kansalaisia. Lähestymme ihmisiä persoonana ja tiedämme heistä yhä enemmän. Yksityisyys on rikkoutumassa. Tietynlaisen yksityisyyden voi kuitenkin edelleen säilyttää. Verkossa voi päättää minkälaisena esiintyy ja kuinka avoin on.

Ihmisillä on identiteetti. Verkkoidentiteetti saattaa erota varsinaisesta identiteetistä. Verkossa ei tarvitse kertoa itsestään kaikkea ja verkossa voi jopa ottaa käyttöön itselleen eri identiteetin tai useamman eri identiteetin. Ei kuitenkaan toisen henkilön identiteettiä. Toisen identiteetin käyttäminen on rikos, joka tulee esille jossain vaiheessa. Esimerkiksi twitterissä Jörn Donnerina twiittasi joku muu kuin Jörn Donner.

Jer herätteli kuuntelijoita luentonsa lopussa tuomaan tietoa kaikkien hyödynnettäväksi. Hieno ajatus yhdistää tietoa ja ratkaista yhdessä ongelmat. Olen kuitenkin edelleen sosiaalisen median aikakaudella melko kyyninen. Ihmiset eivät ole muuttuneet, edelleen pantataan tietoa. Tiedolla halutaan hyötyä, kunniaa ja mainetta. Voisimmekin osoittaa, että avoimella yhteisellä työllä saisimme hyödyn ja kunnian jokikiselle.

Olen verkossa viestijänä ja tuntuu, että siellähän kaikki nykyään tapahtuu. Todellisuus on kuitenkin toista. Edelleen elää paljon ihmisiä, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää nettiä tai he eivät halua käyttää. Koetaanko ei-verkossa olijat syrjäytyneiksi?

Vergen toimittaja Paul Miller kirjoittaa mielenkiintoisesta kokeilustaan. Hän oli vuoden ilman internetiä. Kun vuosi oli kulunut hän totesi: I'll be connected. Tuohon toteamukseen kiteytyy internetin sosiaalinen maailma. Se on jotakin, jota teemme muiden kanssa. Toivottavasti kenellekään ei käy kuten päijäthämäläiselle miehelle, joka juuttui Twitteriin.


Lisälukemista


Visualizing the World's Twitter Data

 Visualization of Tweets about Boston Marathon Bombings

Verkkoidentiteetti

I'm still here. back online after a year without the internet

Neuvokas ohikulkija irrotti Twitteriin juttuneen miehen - satiirisivusto Uutissirkus