Toiminta tarvitsee viestintää

Viestintä on kuin auton moottori - ehdoton edellytys toiminnalle.

Vuorovaikutus, avoimuus, osallistuminen ovat ajankohtaisia asioita. Puhutaan palvelumuotoilusta, digitalisaatiosta ja tiedolla johtamisesta. Kaikki on viestintää. Personoidaan ja räätälöidään, huomioidaan ja vastataan.

Olen kuullut, että ollaan opittu liiankin avoimiksi, vaateliaiksi ja vuorovaikutteisiksi. Työllistetään mukavasti perustehtävien lisäksi selvityksillä.

Oikein toimimalla saamme ideoita, pystymme kehittämään palveluitamme. Saamme asiantuntija-apua ulkopuolelta. Voimme vaikuttaa kulttuuriin ja muuttaa totuttuja rakenteitamme.

Vuorovaikutteista asukasviestintää

 

Tehdään yhdessä Parempi Kouvola on tapahtumasarja, jonka tavoitteena on nostaa esiin yhteiseen keskusteluun säännöllisin väliajoin Kouvolan tulevaisuuden kannalta tärkeitä teemoja positiivisuuden kautta. Tiistaina 7.10.2014 ideoitiin vuorovaikutteista asukasviestintää.

Osallistujia oli kolmekymmentäviisi. Alussa kuultiin, minkälaista asukasyhteistyötä on tehty Vantaalla, Lappeenrannassa ja pääkaupunkiseudulla. Kouvolan kaupungin puheenvuoroissa esiteltiin yhteisötyön ja maaseutupalveluiden asukasyhteistyötä sekä gerontologisen sosiaalityön asiakastiimikokeilua.

Yhteisöllisyyttä kaivataan yhä kiristyvässä taloustilanteessa. Aikoinaan tehtiin töitä paljon talkoissa, sitten kunta otti vetovastuun ja nyt palataan jälleen talkoisiin. Yhteisöllisyys ei synny ylhäältä annettuna, se on enemmänkin tunne.

Vantaalla on www.ihanvantaasta.fi -sivusto, jossa voi testata kuinka vantaalaiseksi itsensä tuntee. Tikkurilan asemalle on tulossa kohtaamispaikka. Palvelumuotoilua hyväksi käyttäen on luotu monitoimitila, jossa kirjasto on avoinna läpi yön. Pusupysäkki on tila, joka on syntynyt usean toimijan yhteistyönä.

Vantaalla kuten monessa muussakin kunnassa on menossa nettisivu-uudistus. Nettisivuilla otetaan käyttöön yhä enemmän vuorovaikutteisia palveluita. Sisältöä lajitellaan ja rakennetta uusitaan palvelujen kautta. Kuntalaiset tuottavat myös sisältöä kunnan verkkosivuille, esimerkiksi valokuvia ja videoita. Sosiaalisen median käyttö lisääntyy. Ihmiset tavoittaa sosiaalisen median kautta, yhteisö on siellä. Vantaalla valtuutetut kertovat kuntalaisille ennen valtuustoa käsiteltävistä asioista ja päätösten jälkeen perusteluja.

Lappeenrannassa on asukasyhteyshenkilö, joka toimii myös asukasraatien koollekutsujana ja sihteerinä. Lappeenrannassa on 21 asukasyhdistystä, 7 alueraatia, kaupunkiraati ja lähiötoimikunta. Kolmas sektori on uusi nouseva voimavara.

Pääkaupunkiseudulla Yhteismaa ry on järjestänyt vapaaehtoistoimintana siivouspäivän, illallisen Helsingin taivaan alla ja olohuonenäyttelyn. Yhteisöllinen toiminta on vilkasta. Ihmisten osallistumiseen vaikuttavat palkinnot, suhteet, oma rooli, arvostus ja tunnustus. Suunnittelussa on huomioitava ihmiset, toiminnan tavoitteet ja

tavat.

Luentojen jälkeen jakauduttiin ryhmiin miettimään päätöksentekoviestintää, kaupunkimainetta, paikallis- ja palveluviestintää. Ryhmien tuotokset on luettavissa alla olevan linkin kautta. Ryhmissä nousi esille mm. vuorovaikutus, tapahtumat, kaupungin omat napakat, jalkautuminen alueille, sähköinen media. Paljon tuli hyviä ehdotuksia. Viestintä kohtaa ensimmäisenä yhteiskunnassa vallitsevan kulttuurimuutoksen. Työn tavat, organisoituminen ja johtaminen muuttuvat.

Tapahtuma sai kehuja ja osallistujat olivat innokkaita. Asukkaiden ja kunnan yhteistyö koettiin tärkeäksi. 
Vuorovaikutteista asukasviestintää -tilaisuuden materiaalit

Viestintä merkitsee ja vaikuttaa

 
Kuka kissan hännän nostaa, ellei kissa itse. Sananlasku tuli mieleeni, kun ajattelin viestinnän merkitystä yhteisössä. Viestijöiden on tuotava ymmärrettävässä muodossa viestinnän merkitystä esille. Kuvassa koivu kannattelee männyn oksaa, aivan kuin viestintä, joka kannattelee ja tukee yhteisön toimintaa.

Viestintä on yhteisön tukitoiminto. Päämäärät/tavoitteet eivät toteudu ellei kerro, mitä ne tarkoittavat. Mitä tavoitteilla halutaan saada aikaiseksi ja miten? Viestintä ei yleensä onnistu, jos kaikki eivät ole sitouneet viestimään, ja jos viestintää ei ole suunniteltu. Viestintä voi epäonnistua, jos sisältöä ei osata tulkita tai se on virheellistä, sekavaa ja kohdistamatonta. Viestintä voi myös epäonnistua, jos ei olla läsnä, kuunnella,  huomioida palautetta ja vastata viesteihin. Viestinnän tutkijana korostan tutkimustiedon merkitystä ja viestinnän seurantaa.Yhteisöviestintä vaatii ammattilaisia, viestinnän asiantuntijoita.

Viestintä on yhä enenevässä määrin vuorovaikutteista ja yksilön hoitamaa sekä yksilöön kohdistuvaa. Viestimme ihmiseltä ihmiselle. Vuorovaikutteisuus haastaa vanhoja viestintätapoja. Yhteisön sisällä on mahdollisuus saada ihmiset avoimuudella osallistumaan yhteiseen tavoitteeseen ja jopa synnyttämään uusia ideoita.Vaikka yksilö nousee esille yhä enemmän, ei se tarkoita yksinäisyyttä. Yksilöt muodostavat yhteisöjä, ryhmiä ja tiimejä.

Viestintäohjelmat hoitavat tietovarannon lajittelun ja jaon eri kanaviin kohdistetusti. Viestijänä otan viestintäohjelman keskiöön. Nykyään puhutaan palvelu-/tietoväylästä, johon eri ohjelmat on integroitu ja jonka kautta tieto kulkee.

Lisätietoa:
Kansallinen palveluväylä

Sivuilla olevat kuvat omistaa Heli Veripää, ellei toisin mainita.

Yhdistysviestintää

Kuva: Kuusankosken Puutarhayhdistyksen 90-vuotisjuhlanäyttelystä. (H. Veripää 2.9.2012).

Yhdistystenkin on hallittava eri viestintäkanavat. Olen ollut yhdistystoiminnassa mukana Kuusankosken puutarhayhdistyksessä jo useamman vuoden. Noiden vuosien aikana lehti-ilmoittelu on vähentynyt. Ilmoituksia ja tiedotteita lähetetään lehdistölle isommista tapahtumista.

Sähköinen viestintä on lisääntynyt, yhdistyksellä on netti- ja facebook-sivut. Nettisivuilla on myös puheenjohtajan blogipalsta.

Yhdistyksen jäsenille menee, siihen luvan antaneille, lyhyitä tekstiviestimuistutuksia tapahtumista ja kokouksista. Osalle lähetetään sähköpostia. Ensisijaisena on sähköposti, jos sähköpostiosoitetta ei ole, niin tekstiviesti.

Eilen tuli syyskokoukseen huonosta ilmasta huolimatta ennätysosallistujamäärä. Yhdeltä uudelta osanottajalta saimme kuulla, että hän oli tyytyväinen kun hänet kutsuttiin henkilökohtaisesti tekstiviestillä. Muutimme kokouskutsua niin, että emme ilmoittaneet vain syyskokouksesta vaan kerroimme, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua tulevan ohjelman suunnitteluun.

Edelleen yhdistys jakaa julisteita ja paperisia jäsenkirjeitä, koska jäsenistöstä osalla ei ole mahdollisuutta lukea sähköisiä tiedotteita.

Kokemus on osoittanut, että tapahtumiin pitää aktivoida osanottajia. Ei riitä, että tapahtumista on tiedotettu. Paras keino saada osallistujia on kasvokkaisviestintä. Omasta mielestäni facebookin kautta tulevat tapahtumakutsut lähellä tapahtumaa ovat myös hyviä muistutuksia.

Yhteistyötä tehdään kaupungin viestinnän kanssa, tapahtumakalenteriin ja -lehteen voi lisätä ilmoituksia. Yhteistyötä on tehty myös alueen muiden yhdistysten sekä puutarhaliiton kanssa, esimerkiksi yhteiset tapahtumat.

Yhdistysviestinnänkin on elettävä ajassa mukana, kehityttävä ja kuunneltava jäsenten mielipiteitä. Väitän, että viestinnän onnistuminen vaikuttaa jäsenmäärään. Muistettava on, että viestintä ei toimi, jos perustoiminta ei ole kunnossa. Yhdistyksen toiminta on oltava aktiivista, lupausten mukaista, yhteistoimintaa muiden yhdistysten kanssa. Nykyään on lisääntynyt myös sosiaalinen yhteistoiminta, esimerkiksi toiminta vanhusten hyväksi.

Tulevaisuudessa yhdistysviestinnässä lisääntyy vastavuoroisuus, ideoitu on esimerkiksi keskustelu- /palautepalstaa ja tavaranvaihtotoria.

Yhdistys tarvitsee myös osaavia ja aktiivisia viestijöitä. Meidän yhdistyksessämme onneksi niitä löytyy.

Yhdistyksen viestintään, kuten yleensäkin viestintään, pätee seuraavat säännöt:

1. Aktiivisuus
2. Luotettavuus
3. Kohdistettavuus
4. Ajankohtaisuus
5. Mietitty sisältö
6. Monikanavaisuus
7. Vastavuoroisuus
8. Yhteistoiminta (sidosryhmät)
9. Osaavat viestijät

Hei haloo onks valoo - viestinnän asiantuntijoita tarvitaan

Lehdet ovat kriisissä, PR on sulautunut osaksi muuta viestintää, viestintä on muuttunut digitaaliseksi, asiakkaat osallistuvat viestintään, viestinnän ammattilaisista on tullut toimittajia jne. Olisiko kuvan airoilla töitä? Vene ei kulje, jos kukaan ei tartu airoihin. Tarvitsemme työhön tarttuvia, luotaavia asiantuntijoita.

Mikä on ajankohtaista viestinnässä? Voisimmeko kutsua tätä aikaa sukupolvien väliseksi kuiluksi? Onneksi uutta on tulossa emmekä jumitu vanhaan. Paljon on muuttunut, mutta perusasiat säilyvät entisenä. Edelleen keskustelemme, tiedotamme, vaikutamme, markkinoimme. Suosittuja keskustelun aiheita viestinnän alalla ovat sisältö, sosiaalinen media, mobiili- ja kriisiviestintä.

Tekisi mieli sanoa lasten kirjan mukaan Hei haloo, onks valoo? Herätelkää ihmisiä ymmärtämään viestinnän merkitys. Parhaimmillaan viestintä on liitetty osaksi peruspalveluja. Viestinnän sisällön suunnittelu, ohjeistus, monikanavaisuus ja vuoropuhelu ovat tärkeitä. Osaisimmepa kuunnella asiakkaitamme. Tulevaisuus on tietoammattilaisten, jotka osaavat hyödyntää tietoa?

Mietelmiä viestinnästä

Viestintämietelmiäni, jotka olen julkaissut twitterissä:

Laadukas, määrältään sopiva, vastuullinen, sosiaalinen sisältö, joka elää vuorovaikutuksessa yleisön kanssa tuo tuloksia.

Persoonallinen, toisen huomioiva ja jotakin arvoa toiselle tarjoava viestintä on parasta.

Ymmärrys, tieto, merkitys höysteenä temperamentti, karisma, persoonallisuus = viestintää

Viestinnän tulos syntyy vastaanottajan tulkinnan kautta. Vuorovaikutus auttaa tulkintaa.

Haasteena verkossa palveluiden räätälöinti, itseä palvelevien sisältöjen, ohjelmien ja asiantuntijaryhmien löytyminen. Poikkeaminen tutusta.

 Huomiota herättävät puput Pariisissa (H. Veripää 21.4.2012).

Muutoksissa voimavarat kuluvat sisäisten ongelmien ratkaisuun. Toimintaympäristön seuranta ja vuorovaikutus ulospäin kärsivät.

Sammaloitunut liikennemerkki (H. Veripää 12.5.2013).

Vuorovaikutus on vaikuttamista vuorotellen, viestejä sinulta minulle, minulta sinulle.

Tulevaisuudessa teollisuus tarvitsee ihmisiä, joilla on teknistä tietämystä ja luovaa ajattelua kehittää ja hyödyntää tietoa.

Sosiaalinen media on muuttanut viestintää, jokaisella on mahdollisuus olla sekä tiedon vastaanottaja että tuottaja.

 Ilo kävelylenkillä (H. Veripää 30.6.2013).

Maine sanelee yhä enemmän päätöksiämme. Tieto demokratisoituu, jokainen voi viestiä ja kertoa mielipiteensä.

Ilman viestintää ei ole yhteisöjä. Viestintä kokoaa, välittää tietoa, vaikuttaa, kuuntelee, kannustaa.

Toimintaympäristö muuttuu, joten meidänkin on muututtava. Tärkeää on miten asennoidumme muutokseen.

Kattonäkymä Espanjassa (H. Veripää 9.10.2012).

Tärkeää on integroida sosiaalinen media osaksi toimintaa ja tuoda sen kautta esille strategisia asioita.


Asiakkaita kuuntelemalla, vuorovaikutuksella syntyy tulevaisuuden strategia.

Sivuilla olevat kuvat omistaa Heli Veripää, ellei toisin mainita.

Kloonattu verkkoviestijä

Kuva: The Fading line between robots and humans (Global Post)

Olen tutustunut robottimaailmaan ja lisättyyn todellisuuteen. Näistä uusista asioista innostuneena kuvittelen tulevaisuuden verkkoviestijän työpäivän: Robotti kerää minulle tarvittavan tiedon netistä, istun työkokouksessa virtuaalisesti, teen 3D-mallinnuksia tulevista projekteista, olen verkossa virtuaalisesti  vastaamassa asiakkaille, teen työtä yhdessä verkostoni asiantuntijoiden kanssa jne. Mielenkiintoista on erottaa todellinen todellisuus lisätystä todellisuudesta.

Kehitys on digitaalisessa maailmassa ollut nopeaa. Suurempi muutos on lähellä, kun nykyinen nuoriso on tulossa työelämään. Näitä digimaailman kasvatteja kutsutaan diginatiiveiksi. Osallistuminen ja vuorovaikutus on luonnollista, asioita suunnitellaan ja tehdään yhdessä virtuaalisissa työtiloissa ja -ympäristöissä. Edelleen yhteisöllisyys ja sosiaalisuus ovat tärkeitä. Toimimme yhdessä yksin, emmekä välttämättä tunne yhteistyökumppaneitamme hyvin.

Maailma on tullut lähelle, tietoa on saatavilla helposti ja paljon. Valitsemme mihin ryhmiin liitymme, minkälaisen identiteetin muodostamme ja mitä tietoa haluamme. Huomiota herättää persoonallisuus ja kohdennettu tieto. Työtä voimme tehdä paikasta ja laitteesta riippumatta. Voinhan jopa kuvitella kloonaavani robotin, joka edustaa minua töissä. Itse jään nauttimaan kotonaolosta.

Lisälukemista:

Life online. The web in 2020.

How will the web monetize in 2020?

Imagining the internet. The 2020 survey.

Digital  Natives

Disney invents method to clone humans into robots

Netin käytön muutoksen alueita: hakukoneet, sosiaaliset verkostot ja netin mobiilikäyttö

Googlen Smidt: Jokainen pääsee nettiin vuoteen 2020 mennessä

Lisätty todellisuus

USA:n armeijan itsenäisesti ajattelevat PETMAN-robottisotilaat enää askeleen päässä

Entä jos esimiehesi olisi robotti?

Strategiatyö on vuoropuhelua

Kuva. Yhteinen strategiatyö (Heli Veripää, 2011).

Tutkin gradutyössäni kunnan strategiatyötä: "Matkalla strategiseen ajatteluun. Viestinnän merkitys Kouvolan kaupunkistrategian jalkautuksessa." 

Tutkimuksen lopputuloksena syntyi yllä oleva kaavio, jossa on esitelty mitä yhteinen organisaation sisäinen strategiatyö edellyttää. Yhteisellä strategiatyöllä tässä yhteydessä ymmärretään organisaatiossa käytävää keskustelua määritellyistä arvoista ja strategiasta. Tärkeää on, että strategiatyötä tehdään lähellä asiakasrajapintaa. Eri tiimien ja työryhmien keskustelujen tulokset käydään läpi ja huomioidaan. Mielenkiintoista on verrata johdon ja työntekijöiden näkemyksiä toiminnan suunnasta.Strategiatyössä huomioidaan myös ulkoiset sidosryhmät. Ulkoapäin strategiatyöhön vaikuttaa toimintaympäristö. Organisaation arvojen voidaan katsoa olevan merkittävä osa organisaation identiteettiä yhdessä mission, strategian ja vision kanssa (Aaltonen, Heiskanen & Innanen, 2003).

Strateginen suunnittelu voidaan määritellä vuoropuheluksi, jossa kuunnellaan kaikkia sidosryhmiä. Strategia sisäistetään parhaiten, jos vuoropuhelua on suunnittelusta käytännön toteutukseen asti. (Mantere
2003, 190-193.) Vuorovaikutuksen avulla saadaan koko organisaatio oppimaan ja ymmärtämään (Choo & Johnston 2004, 77).

Yhteinen strategiatyö vaatii:

Yhteistyötä, joka syntyy strategisen ajattelun kautta. Strateginen ajattelu koetaan tässä yhteydessä yhteiseksi ymmärrykseksi arvoista, tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Se on oikeiden asioiden tekemistä ja yksittäisten asioiden yläpuolelle asettumista, yhteistä strategiatyötä sekä toimintaympäristön havainnointia ja analyysiä. Strategisen ajattelun esteenä ovat toimintakulttuuri, muutos, monitasoinen päätöksenteko, organisaation raja-aidat ja toimintaympäristönhaasteet, esimerkiksi taloudellinen tilanne.

Luottamusta, joka saavutetaan viestinnän avulla, avoimuutena ja vuorovaikutuksena. Strategiaviestintä on sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Se on strategian jalkauttamista tukevaa, strategian sisällöstä ja strategiaprosessista viestimistä. Se on jatkuvaa vuoropuhelua, joka tukee, viestii, motivoi, kuuntelee, linkittää strategian arkeen ja lisää ymmärrystä.

Me-henkeä, joka edesauttaa yhteistä strategiatyötä. Jokainen saa osallistua sekä kertoa omat kommenttinsa. Me-henkeen vaikuttaa organisaatiokulttuuri. Organisaatiokulttuuri on erityisen merkityksellinen, koska kulttuuriset elementit määrittävät strategiaa, päämääriä ja toimintatapoja. Kulttuuria on jokaisella hierarkisella tasolla. (Schein 2001, 28-29.)

Sitoutumista yhteiseen strategiatyöhön. Strategiat ovat päätöksenteon tuloksia, sovittuja yhteisiä toimenpiteitä. Erityisesti johtajien on oltava esimerkkinä muille. Suuressa organisaatiossa tärkeää on sopia yhteisistä termeistä ja tiimityöskentelytavoista, jotta puhutaan samoista asioista. Erityisen tärkeää on innostua ja innostaa.

Sidosryhmien osallistamista. Tutkimuksessa keskityttiin sisäiseen strategiatyöhön, joskin haastatteluissa tuli esille myös asiakkaat, eli tässä tapauksessa kuntalaiset. Yhteiseen strategiatyökaavioon voidaan lisätä myös sidosryhmien osallistaminen.

Tutkimustuloksien mukaan pidettiin tärkeänä johdon läsnäoloa, jalkautumista kentälle.
Kouvolassa johto on ollut mukana arvokirjakeskusteluissa sisäisessä strategiatyössä. Tutkimuksessa nousi esille, että Kouvolassa tärkeää on suuntautuminen sisäisestä strategiatyöstä ulospäin, johtamiskulttuurin kehittäminen ja vuorovaikutuksen parantaminen. Kuntalaisten kuulemiseksi on johdon hyvä jalkautua kuntalaistilaisuuksiin.

Tutkimuksen taustaa

Tutkimuksessa haastateltiin kaupungin johtajia ja havainnoitiin johtoryhmiä. Tutkimus rajoittui johtajiin, koska strategiakeskustelut olivat tutkimusta tehdessä vasta alkutaipaleella. Tutkimuskohteena oli Kouvolan kaupunkiorganisaatio, koska Kouvolassa laadittiin vuonna 2010 uusi kaupunkistrategia ja sen jalkautukseen arvokirja. Kouvolan kaupunki kertoi omista arvoistaan ja strategiastaan arvokirjan avulla. Arvokirja on työkirja, johon kirjattiin ryhmien, tiimien ja työntekijöiden kommentit toiminta-ajatuksesta, visiosta, päämääristä ja arvoista. Kirjaukset tehtiin sekä paperiseen arvokirjaan tiimeissä että sähköiseen seurantajärjestelmään. Haasteena Kouvolassa oli uusi organisaatio, vuonna 2009 muodostettiin uusi Kouvola kuudesta eri kunnasta ja kahdesta kuntayhtymästä. Organisaatiokulttuuria ei ollut vielä ehtinyt muodostua.

Arvokirjakeskusteluja käytiin johtoryhmissä, työryhmissä, tiimeissä, jolloin keskustelut kehittivät yhteistyötä ja palautetta saatiin alhaalta ylöspäin, läheltä asiakkaita. Arvokirjakeskustelujen kautta arvot ja strategia tuotiin lähelle jokaisen työtä. Haasteena oli termien ymmärrettävyys, sitoutuminen, keskustelujen ilmapiiri ja ajan riittävyys.

Yhtenä päämääränä oli tarjota henkilöstölle mahdollisuus keskustella ja kysellä strategiasta sekä perustella strategisia valintoja. On huomattava, että pelkkä strategiasta tiedottaminen ei riitä, vaan onnistunut strategian soveltaminen edellyttää kaksisuuntaista viestintää, kuten tiimipalavereita, kehityskeskusteluja ja foorumeita, joissa strategia viedään riittävän lähelle työntekijän arkea. (Hämäläinen & Maula 2004, 5, 28-31, 38, 41.) Tiedon määrän lisääntyessä osaamisen kiertonopeus entisestään nopeutuu. Julkishallinnon kuten muidenkin organisaatioiden keskeisenä kilpailuetuna tulee olemaan oppimis- ja muuntautumiskyky (Santalainen & Huttunen 1993, 37, 60-63.)

Lähteet



Aaltonen, T., Heiskanen, E. & Innanen, P. 2003. Arvot yksilön ja työyhteisön
kehittäjänä. Helsinki: WSOY.

Choo, C. W. & Johnston, R. 2004. Innovation in the knowing organisation: a case study of
an e-commerce initiative. Journal of Knowledge Management, Vol. 8, 77.

Hämäläinen, V. & Maula, H. 2004. Strategiaviestintä. Keuruu: Otavan kirjapaino, 5; 28-31.

Mantere, S. 2003. Champion, citizen, cynic? Social positions in the strategy process.
Helsinki University of Technology. Industrial Management and Work and Organizational
Psychology. Dissertation Series. No 5, 190-193.

Santalainen, T. & Huttunen, P. 1993. Strateginen johtaminen julkisessa hallinnossa. Valtionhallinnon kehittämiskeskus ja Weilin+Göös. Jyväskylä.

Schein, Edgar H. (2001) Yrityskulttuuri - selvitymisopas. Tietoja ja luuloja kulttuurimuutoksesta. Laatukeskus 2001


Lisälukemista:

Strategy as Practice

Strategian laatiminen: onko strategianne osa arkea vai paperi johdon pöydällä?

Organisaatiokulttuuri

Kouvolan kaupungin strategia