Yhdistysviestintää

Kuva: Kuusankosken Puutarhayhdistyksen 90-vuotisjuhlanäyttelystä. (H. Veripää 2.9.2012).

Yhdistystenkin on hallittava eri viestintäkanavat. Olen ollut yhdistystoiminnassa mukana Kuusankosken puutarhayhdistyksessä jo useamman vuoden. Noiden vuosien aikana lehti-ilmoittelu on vähentynyt. Ilmoituksia ja tiedotteita lähetetään lehdistölle isommista tapahtumista.

Sähköinen viestintä on lisääntynyt, yhdistyksellä on netti- ja facebook-sivut. Nettisivuilla on myös puheenjohtajan blogipalsta.

Yhdistyksen jäsenille menee, siihen luvan antaneille, lyhyitä tekstiviestimuistutuksia tapahtumista ja kokouksista. Osalle lähetetään sähköpostia. Ensisijaisena on sähköposti, jos sähköpostiosoitetta ei ole, niin tekstiviesti.

Eilen tuli syyskokoukseen huonosta ilmasta huolimatta ennätysosallistujamäärä. Yhdeltä uudelta osanottajalta saimme kuulla, että hän oli tyytyväinen kun hänet kutsuttiin henkilökohtaisesti tekstiviestillä. Muutimme kokouskutsua niin, että emme ilmoittaneet vain syyskokouksesta vaan kerroimme, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua tulevan ohjelman suunnitteluun.

Edelleen yhdistys jakaa julisteita ja paperisia jäsenkirjeitä, koska jäsenistöstä osalla ei ole mahdollisuutta lukea sähköisiä tiedotteita.

Kokemus on osoittanut, että tapahtumiin pitää aktivoida osanottajia. Ei riitä, että tapahtumista on tiedotettu. Paras keino saada osallistujia on kasvokkaisviestintä. Omasta mielestäni facebookin kautta tulevat tapahtumakutsut lähellä tapahtumaa ovat myös hyviä muistutuksia.

Yhteistyötä tehdään kaupungin viestinnän kanssa, tapahtumakalenteriin ja -lehteen voi lisätä ilmoituksia. Yhteistyötä on tehty myös alueen muiden yhdistysten sekä puutarhaliiton kanssa, esimerkiksi yhteiset tapahtumat.

Yhdistysviestinnänkin on elettävä ajassa mukana, kehityttävä ja kuunneltava jäsenten mielipiteitä. Väitän, että viestinnän onnistuminen vaikuttaa jäsenmäärään. Muistettava on, että viestintä ei toimi, jos perustoiminta ei ole kunnossa. Yhdistyksen toiminta on oltava aktiivista, lupausten mukaista, yhteistoimintaa muiden yhdistysten kanssa. Nykyään on lisääntynyt myös sosiaalinen yhteistoiminta, esimerkiksi toiminta vanhusten hyväksi.

Tulevaisuudessa yhdistysviestinnässä lisääntyy vastavuoroisuus, ideoitu on esimerkiksi keskustelu- /palautepalstaa ja tavaranvaihtotoria.

Yhdistys tarvitsee myös osaavia ja aktiivisia viestijöitä. Meidän yhdistyksessämme onneksi niitä löytyy.

Yhdistyksen viestintään, kuten yleensäkin viestintään, pätee seuraavat säännöt:

1. Aktiivisuus
2. Luotettavuus
3. Kohdistettavuus
4. Ajankohtaisuus
5. Mietitty sisältö
6. Monikanavaisuus
7. Vastavuoroisuus
8. Yhteistoiminta (sidosryhmät)
9. Osaavat viestijät

Viestintää paperilla

 

 Kuva Reimsissä olleesta julkistenäyttelystä (Heli Veripää 19.4.2012).

Asun paikkakunnalla, joka on saanut tuntea nahoissaan paperittoman toimiston. Kymenlaaksosta on hävinnyt Voikkaan ja Myllykosken paperitehtaat. Paperia edelleen tarvitaan, joskin viestinnässä paperinkulutus on vähentynyt radikaalisti verrattuna aikoihin, jolloin aloitin toimistotyöt. Paperiton toimisto on kestävää kehitystä: tulostuskustannukset ja ympäristökuorma pienenevät. En haikaile menneitä paperitoimistoaikoja, jolloin aikaa meni paperikirjeiden, raporttien, lehtien, laskujen ja esitteiden käsittelyyn.

Paperia edelleen käytössä

Sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä kaikkien käytössä, joten esimerkiksi kuntien on viestittävä myös paperilla. Edelleen laitetaan yhteystiedot paperiseen puhelinluetteloon, painetaan paperisia esitteitä, kortteja, paperikasseja ja lehtiä. Edelleen lähetetään, joskin vähemmän, paperisia kirjeitä. Internetin myötä syntyy helposti eriarvoisuutta, jos kaikki eivät saa tietoa tai eivät voi osallistua.

Itselläni on laatikko täynnä postikortteja, joita mielelläni lähetän edelleen ystävilleni. Olkoonkin, että lähetys maksaa. Koen postikortin arvokkaampana kuin sähköisen viestin. Sain isäni serkulta, vanhemmalta ihmiseltä postista kirjeen. Oli mukava lukea hänen käsialallaan kirjoitettua kirjettä. Vastaus hänelle oli lähetettävä paperikirjeenä. Tuntuipa oudolta kirjoittaa paperille ja laittaa kirje postiin. Yliopiston luennoille otan usein edelleen mukaani vihkon, koska kirjoittaminen tuntuu terapialta. Kirjoittamisen lisäksi mielelläni piirrän kuvia.

Edelleen tilaan lehtiä, otan mukaani esitteitä ja postikortteja, jos niitä on tarjolla. Ranskassa käydessäni löysin yrittäjien postikorttimainoksia. Mietinkin, olisiko nykyaikana jopa mainosarvoa hyvin laaditulla paperikortilla, -kutsulla tai esitteellä?

John Coleman Havard Business Review-sivuilla toteaa:

"It may seem nostalgic, but I still believe there's room for the handwritten note in personal and professional communication. They cost something, mean something, and have permanence in a way emails and text messages don't. They let the people in our lives know we appreciate them enough to do something as archaic as pausing for 15 minutes to put pen to paper in an attempt to connect and sustain a relationship with them. I still remember that note from Bridgett — and many others I've received over the years — and perhaps in writing personal notes to our friends and colleagues, we can reach out to others in a way that creates a lasting, positive connection. "



Tietokoneperusteisen viestinnän hyötyjä

Tietokoneperusteinen viestintä on tuonut ihmiset yhtäkkiä lähelle toisiaan. Tämänkin kirjoitukseni voin jakaa nopeasti maailmalle, kirjoittaa ja korjata helposti. Voin kutsua muitakin kirjoittamaan tätä juttua. Voin linkittää muiden juttuja tukemaan omaa kirjoitelmaani ja saada muilta kommentteja. Sähköisistä järjestelmistä näkee ketä on käsitellyt asiapapereita, milloin ja mitä muutoksia on tehty. Samaa asiaa koskevat paperit voidaan liittää toisiinsa esimerkiksi dokumenttinumeroilla tai viemällä samaan kansioon.

Sähköinen ja paperinen palvelu on yhdistetty. Paperikorttia ei välttämättä tarvitse itse säilyttää ja lähettää. Korttivaraston ja lähetyksen hoitaa palvelun tuottaja.

Tietokoneperusteisen viestinnän haittoja

Yhtenä haittana on viestinnän nopeus. Vastauksia ja kommentteja odotetaan nopeasti. Viestejä ei ehditä tarkistaa ja väärinymmärryksiä saattaa syntyä. Sähköisiä viestejä saadaan niin paljon, että ne eivät erotu toisistaan. Viesti saattaa erehdyksessä helposti mennä väärälle henkilölle. Varmuuden vuoksi lähetetään tietoa, jolla ei vastaanottajalle ole mitään merkitystä. Kohderyhmiä ei ole tarkoin harkittu. Tärkeätkin asiat saattavat unohtua, jos ei ole seurantaa.


Arkistointi

Mielenkiintoista on nykyisten sähköisten tuotosten arkistointi. Arkistointisääntöjä on olemassa, mutta muistetaanko niitä noudattaa. Esimerkiksi kunnilla kaikki viralliset arkistoon säilytettäväksi menevät asiapaperit on vielä tulostettava paperille. Kun jäin opintovapaalle, tyhjensin vanhat mapit. Suurin osa mapeissa olevista papereista löytyy nykyään tietokoneelta. Paperin ja sähköisen murrosvaiheessa tuli vielä tulostettua varsinkin laajempia asiakirjoja. Koin, että lukeminen paperilta oli helpompaa. Tulostin jopa sähköposteja pöydälleni, jotta muistin tekemättömiä tehtäviä. Nythän sähköpostiohjelmissa voi lajitella keskeneräiset työt omiin kansioihinsa ja/tai merkitä viestit keskeneräisiksi. Olen jo oppinut lukemaan tietokoneelta, tabletit helpottavat lukemista edelleen.


Lisälukemista

Handwritten notes are a rare commodity. They're also more important than ever.

Tutkimus: Perinteinen postikortti kertoo välittämisestä

Sisältöä ihmiseltä ihmiselle

Kuva Lassi ja Leevi -kirjasta.

Lassi lukee kirjaa lukemisen vuoksi, sisältö ei jää mieleen. Jotta ei kävisi kuin sarjakuvassa, on sisältöön kiinnitettävä huomioita.

 
Verkkosisällössä tärkeää:

- suunnitellaan, miksi, mitä, kenelle, milloin
- johdatetaan ja houkutellaan otsikolla, joka vastaa sisältöä
- kerrotaan ymmärrettävästi, huomioidaan käytettävät termit
- muotoillaan teksti silmäiltäväksi
- mennään heti asiaan

- jos mahdollista kerrotaan tarina
- ollaan persoonallisia
- laitetaan taustatiedot linkkien taakse tai loppuun
- huomioidaan kohderyhmä
- ei laiteta pelkkää linkkiä tai liiteasiakirjaa
- huomioidaan viestintäkanava

- harkitaan sisällön määrä, ei liikaa liian usein
- kuunnellaan ja annetaan mahdollisuus palautteelle
- ei kikkailla, yksinkertainen rakenne houkuttaa
- tuetaan kuvilla tekstiä
- muistetaan luotettavuus, virheettömyys
- tarkistetaan ennen julkaisua
- muistetaan ketä edustetaan
- päivitetään sisältö ajantasalle, jos tiedot muuttuvat
- osallistutaan ja annetaan palautetta myös muiden sivuilla
- seurataan kiinnostavuutta


Lisälukemista:

Miten tuottaa oikeanlaista sisältöä verkkoon?

Viettele yleisö tarinoilla tiedottamisen sijasta

Näin tein blogihitin - 7 vinkkiä menestysjutun luomiseen

Sisältöstrategia palauttaa ohjakset viestintäammattilaisen käsiin

Minä viestijänä

Joskus on hyvä pysähtyä miettimään, minkälainen minä olen viestijänä. Omakuva kylläkin saattaa poiketa muiden kokemasta. Olen jo kymmeniä vuosia tehnyt käytännön viestintätehtäviä. Jokainenhan viestii, mutta minulle lankesi viestijätitteli. Vahvuutenani vuorovaikutuksessa on kokemus erilaisista vuorovaikutustilanteista, olen myös tunnollinen, eettinen ja koen vastuuta kuunnella vastapuolta. Olen myös harjautunut miettimään viestini sisältöä, tapaa viestiä. Vastauksia kysymyksiin odotetaan melko pian. Nopeudesta huolimatta viestin sisältö on aina tärkeä. Asiakkaalle on annettava oikea vastaus ja mielummin niin, ettei asiakasta ohjata muualle.

Kehitettävää on aina ja itse koen, että tiedon ohjaaminen eri kanaviin tietyille kohderyhmille on opeteltava asia. Verkkoläsnäolo ja houkuttelevan tekstin kirjoittaminen vaativat edelleen harjoitusta. Harjoitusta vaatii myös toisen kuuntelu ja ymmärtäminen. Sosiaalisessa mediassa minun on opeteltava vielä miten saan melko napakasti ja lyhyesti kerrottua oleelliset asiat.

Sosiaalisessa mediassa liian pitkä teksti saattaa karkottaa lukijoita. Jos eri kanavien yhteiskäyttöä ei ole opetellut, saattaa tekstin vieminen eri kanaviin olla työlästä ja joku kanava saattaa nousta suosikiksi. Löydänkö oikean kohderyhmän viestilleni, osaanko hyödyntää asiantuntijaverkostoja ja auttaa muita? Jos sanoman sisällön rakentamista ei ole harjoitellut, saattaa lukija saada sisällöstä vallan väärän kuvan. Väärinymmärrys saattaa jopa mennä eteenpäin. Kaikesta tästä kärsii julkisuuskuva.

Yhteenvetona vuorovaikutusosaamisestani voisi sanoa, että haluan kehittää itseäni kirjoittajana/keskustelijana, sanoman eteenpäinviejänä. Haluan myös opetella monikanavaista viestintää. Oman itsensä markkinointi on uusi asia, johon pitää perehtyä. Negatiivisten asioiden käsittely on myös opeteltava, miten pitää yllä positiivista kannustavaa ilmapiiriä. Jokainen haluaa tulla kuulluksi, muista huomioida toinen.