Yhdistysviestintää

Kuva: Kuusankosken Puutarhayhdistyksen 90-vuotisjuhlanäyttelystä. (H. Veripää 2.9.2012).

Yhdistystenkin on hallittava eri viestintäkanavat. Olen ollut yhdistystoiminnassa mukana Kuusankosken puutarhayhdistyksessä jo useamman vuoden. Noiden vuosien aikana lehti-ilmoittelu on vähentynyt. Ilmoituksia ja tiedotteita lähetetään lehdistölle isommista tapahtumista.

Sähköinen viestintä on lisääntynyt, yhdistyksellä on netti- ja facebook-sivut. Nettisivuilla on myös puheenjohtajan blogipalsta.

Yhdistyksen jäsenille menee, siihen luvan antaneille, lyhyitä tekstiviestimuistutuksia tapahtumista ja kokouksista. Osalle lähetetään sähköpostia. Ensisijaisena on sähköposti, jos sähköpostiosoitetta ei ole, niin tekstiviesti.

Eilen tuli syyskokoukseen huonosta ilmasta huolimatta ennätysosallistujamäärä. Yhdeltä uudelta osanottajalta saimme kuulla, että hän oli tyytyväinen kun hänet kutsuttiin henkilökohtaisesti tekstiviestillä. Muutimme kokouskutsua niin, että emme ilmoittaneet vain syyskokouksesta vaan kerroimme, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua tulevan ohjelman suunnitteluun.

Edelleen yhdistys jakaa julisteita ja paperisia jäsenkirjeitä, koska jäsenistöstä osalla ei ole mahdollisuutta lukea sähköisiä tiedotteita.

Kokemus on osoittanut, että tapahtumiin pitää aktivoida osanottajia. Ei riitä, että tapahtumista on tiedotettu. Paras keino saada osallistujia on kasvokkaisviestintä. Omasta mielestäni facebookin kautta tulevat tapahtumakutsut lähellä tapahtumaa ovat myös hyviä muistutuksia.

Yhteistyötä tehdään kaupungin viestinnän kanssa, tapahtumakalenteriin ja -lehteen voi lisätä ilmoituksia. Yhteistyötä on tehty myös alueen muiden yhdistysten sekä puutarhaliiton kanssa, esimerkiksi yhteiset tapahtumat.

Yhdistysviestinnänkin on elettävä ajassa mukana, kehityttävä ja kuunneltava jäsenten mielipiteitä. Väitän, että viestinnän onnistuminen vaikuttaa jäsenmäärään. Muistettava on, että viestintä ei toimi, jos perustoiminta ei ole kunnossa. Yhdistyksen toiminta on oltava aktiivista, lupausten mukaista, yhteistoimintaa muiden yhdistysten kanssa. Nykyään on lisääntynyt myös sosiaalinen yhteistoiminta, esimerkiksi toiminta vanhusten hyväksi.

Tulevaisuudessa yhdistysviestinnässä lisääntyy vastavuoroisuus, ideoitu on esimerkiksi keskustelu- /palautepalstaa ja tavaranvaihtotoria.

Yhdistys tarvitsee myös osaavia ja aktiivisia viestijöitä. Meidän yhdistyksessämme onneksi niitä löytyy.

Yhdistyksen viestintään, kuten yleensäkin viestintään, pätee seuraavat säännöt:

1. Aktiivisuus
2. Luotettavuus
3. Kohdistettavuus
4. Ajankohtaisuus
5. Mietitty sisältö
6. Monikanavaisuus
7. Vastavuoroisuus
8. Yhteistoiminta (sidosryhmät)
9. Osaavat viestijät

Hei haloo onks valoo - viestinnän asiantuntijoita tarvitaan

Lehdet ovat kriisissä, PR on sulautunut osaksi muuta viestintää, viestintä on muuttunut digitaaliseksi, asiakkaat osallistuvat viestintään, viestinnän ammattilaisista on tullut toimittajia jne. Olisiko kuvan airoilla töitä? Vene ei kulje, jos kukaan ei tartu airoihin. Tarvitsemme työhön tarttuvia, luotaavia asiantuntijoita.

Mikä on ajankohtaista viestinnässä? Voisimmeko kutsua tätä aikaa sukupolvien väliseksi kuiluksi? Onneksi uutta on tulossa emmekä jumitu vanhaan. Paljon on muuttunut, mutta perusasiat säilyvät entisenä. Edelleen keskustelemme, tiedotamme, vaikutamme, markkinoimme. Suosittuja keskustelun aiheita viestinnän alalla ovat sisältö, sosiaalinen media, mobiili- ja kriisiviestintä.

Tekisi mieli sanoa lasten kirjan mukaan Hei haloo, onks valoo? Herätelkää ihmisiä ymmärtämään viestinnän merkitys. Parhaimmillaan viestintä on liitetty osaksi peruspalveluja. Viestinnän sisällön suunnittelu, ohjeistus, monikanavaisuus ja vuoropuhelu ovat tärkeitä. Osaisimmepa kuunnella asiakkaitamme. Tulevaisuus on tietoammattilaisten, jotka osaavat hyödyntää tietoa?

Viestintää paperilla

 

 Kuva Reimsissä olleesta julkistenäyttelystä (Heli Veripää 19.4.2012).

Asun paikkakunnalla, joka on saanut tuntea nahoissaan paperittoman toimiston. Kymenlaaksosta on hävinnyt Voikkaan ja Myllykosken paperitehtaat. Paperia edelleen tarvitaan, joskin viestinnässä paperinkulutus on vähentynyt radikaalisti verrattuna aikoihin, jolloin aloitin toimistotyöt. Paperiton toimisto on kestävää kehitystä: tulostuskustannukset ja ympäristökuorma pienenevät. En haikaile menneitä paperitoimistoaikoja, jolloin aikaa meni paperikirjeiden, raporttien, lehtien, laskujen ja esitteiden käsittelyyn.

Paperia edelleen käytössä

Sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä kaikkien käytössä, joten esimerkiksi kuntien on viestittävä myös paperilla. Edelleen laitetaan yhteystiedot paperiseen puhelinluetteloon, painetaan paperisia esitteitä, kortteja, paperikasseja ja lehtiä. Edelleen lähetetään, joskin vähemmän, paperisia kirjeitä. Internetin myötä syntyy helposti eriarvoisuutta, jos kaikki eivät saa tietoa tai eivät voi osallistua.

Itselläni on laatikko täynnä postikortteja, joita mielelläni lähetän edelleen ystävilleni. Olkoonkin, että lähetys maksaa. Koen postikortin arvokkaampana kuin sähköisen viestin. Sain isäni serkulta, vanhemmalta ihmiseltä postista kirjeen. Oli mukava lukea hänen käsialallaan kirjoitettua kirjettä. Vastaus hänelle oli lähetettävä paperikirjeenä. Tuntuipa oudolta kirjoittaa paperille ja laittaa kirje postiin. Yliopiston luennoille otan usein edelleen mukaani vihkon, koska kirjoittaminen tuntuu terapialta. Kirjoittamisen lisäksi mielelläni piirrän kuvia.

Edelleen tilaan lehtiä, otan mukaani esitteitä ja postikortteja, jos niitä on tarjolla. Ranskassa käydessäni löysin yrittäjien postikorttimainoksia. Mietinkin, olisiko nykyaikana jopa mainosarvoa hyvin laaditulla paperikortilla, -kutsulla tai esitteellä?

John Coleman Havard Business Review-sivuilla toteaa:

"It may seem nostalgic, but I still believe there's room for the handwritten note in personal and professional communication. They cost something, mean something, and have permanence in a way emails and text messages don't. They let the people in our lives know we appreciate them enough to do something as archaic as pausing for 15 minutes to put pen to paper in an attempt to connect and sustain a relationship with them. I still remember that note from Bridgett — and many others I've received over the years — and perhaps in writing personal notes to our friends and colleagues, we can reach out to others in a way that creates a lasting, positive connection. "



Tietokoneperusteisen viestinnän hyötyjä

Tietokoneperusteinen viestintä on tuonut ihmiset yhtäkkiä lähelle toisiaan. Tämänkin kirjoitukseni voin jakaa nopeasti maailmalle, kirjoittaa ja korjata helposti. Voin kutsua muitakin kirjoittamaan tätä juttua. Voin linkittää muiden juttuja tukemaan omaa kirjoitelmaani ja saada muilta kommentteja. Sähköisistä järjestelmistä näkee ketä on käsitellyt asiapapereita, milloin ja mitä muutoksia on tehty. Samaa asiaa koskevat paperit voidaan liittää toisiinsa esimerkiksi dokumenttinumeroilla tai viemällä samaan kansioon.

Sähköinen ja paperinen palvelu on yhdistetty. Paperikorttia ei välttämättä tarvitse itse säilyttää ja lähettää. Korttivaraston ja lähetyksen hoitaa palvelun tuottaja.

Tietokoneperusteisen viestinnän haittoja

Yhtenä haittana on viestinnän nopeus. Vastauksia ja kommentteja odotetaan nopeasti. Viestejä ei ehditä tarkistaa ja väärinymmärryksiä saattaa syntyä. Sähköisiä viestejä saadaan niin paljon, että ne eivät erotu toisistaan. Viesti saattaa erehdyksessä helposti mennä väärälle henkilölle. Varmuuden vuoksi lähetetään tietoa, jolla ei vastaanottajalle ole mitään merkitystä. Kohderyhmiä ei ole tarkoin harkittu. Tärkeätkin asiat saattavat unohtua, jos ei ole seurantaa.


Arkistointi

Mielenkiintoista on nykyisten sähköisten tuotosten arkistointi. Arkistointisääntöjä on olemassa, mutta muistetaanko niitä noudattaa. Esimerkiksi kunnilla kaikki viralliset arkistoon säilytettäväksi menevät asiapaperit on vielä tulostettava paperille. Kun jäin opintovapaalle, tyhjensin vanhat mapit. Suurin osa mapeissa olevista papereista löytyy nykyään tietokoneelta. Paperin ja sähköisen murrosvaiheessa tuli vielä tulostettua varsinkin laajempia asiakirjoja. Koin, että lukeminen paperilta oli helpompaa. Tulostin jopa sähköposteja pöydälleni, jotta muistin tekemättömiä tehtäviä. Nythän sähköpostiohjelmissa voi lajitella keskeneräiset työt omiin kansioihinsa ja/tai merkitä viestit keskeneräisiksi. Olen jo oppinut lukemaan tietokoneelta, tabletit helpottavat lukemista edelleen.


Lisälukemista

Handwritten notes are a rare commodity. They're also more important than ever.

Tutkimus: Perinteinen postikortti kertoo välittämisestä

Viestin, vaikutan, voimaannun

Penkki Malagassa 18.10.2012 ( Heli Veripää)

Muutos, merkitys, yhteistyö

Viestintä haastaa työntekijöitä muutoksellaan. Uusia ohjelmia ja toimintatapoja on tullut nopeasti työyhteisön käyttöön. Viestintäammattilainen ei viesti yksin, vaan koko työyhteisö. Viestintä ei ole erillinen toiminto, vaan se on sitoutettava strategiaan ja toimintoihin. Yhteiset pelisäännöt helpottavat viestintää. Pelisäännöillä tarkoitan sopimusta siitä, miten viestitään, kuka viestii ja mitkä ovat ne tärkeät asiat, joita nostetaan esille. Tärkeitä asioita voidaan sanoa myös strategia-asioiksi. Strategia ei kuitenkaan riitä, vaan strategia on myös purettava käytännön toimiksi. Välttämättä ei tiedetä, mitä strategialauseilla omassa työssä tarkoitetaan, mistä viestitään. Viestintää työkseen tekevän kannattaa tuoda esille viestinnän merkitys ja mahdollisuudet.  Käytännön esimerkkien avulla kerrotaan, mitä viestintä tarkoittaa ja mitä sen avulla saadaan aikaan. Mitä enemmän otetaan käyttöön uusia ohjelmia ja toimintatapoja, sitä enemmän tarvitaan koulutusta ja perehdytystä.

Opastus ja koulutus

Viestinnän opastuksen pitää olla osana yrityksen koko toimintaa. Viestintäkoulutuksessa tärkeää on kannustaa ihmisiä viestimään. Sisältöesimerkit ja käytännön harjoitukset ovat parhaita opastuksessa. Viestintäohjelmien ohjeistuksen rinnalla on otettava esille yhteiset toimintatavat.Työyhteisöissä perehdyttäminen on räätälöitävä kohderyhmän mukaan. Koulutusta voidaan järjestää esimerkiksi luentoina, henkilökohtaisena opastuksena, opetusvideoina ja  käytännön koulutuksena.

Vuorovaikutus ja osallistuminen

Avoimuus ja vuorovaikutus ovat melko uusia asioita työyhteisöissä. Avoimuus vaatii luottamusta, kannustusta, johtajien esimerkkiä, motivointia ja asioiden esille nostoa. Osallistumisella pitää olla tarkoitus ja osallistumismahdollisuuksien pitää olla mahdollisimman helppokäyttöisiä.

Yleisneuvoja viestinnän harjoittelijalle

- perehdy työyhteisöön
- tutustu ohjeisiin, toimintatapoihin ja ohjelmiin
- aloita rohkeasti
- sisältö on tärkeää, muista kirjoitussäännöt
- muista, että edustat työyhteisöä
- tarkista ennen kuin julkaiset
- kysy neuvoa, älä "märehdi" yksin
- kerro omat kehittämisideasi


Lisälukemista

Viestinnän muutos - Sosiaalisen median johtajuusmanifesti

Kuntien verkkoviestintäohje

Viestintä tukee hyvinvointia, jos väeltä kysytään

The skills of communicators in the public sector

I have been many years the web information officer of the city in Finland. I think that the web information officer needs information technology skills, communication/social skills and graphic skills. Nowadays there are so much information that its good if communicators can bring forward essential and understandable information.You have to have courage.

"What are the skills that will help communication professionals face the unprecedented turbulence in the public sector?

 They will need to be:
• digital
• customer-focused
• agile
• ready for change
• ready to challenge existing habits
and
• network players

Read more from the Simon Wakeman´s blog"
(Guardian)



Business leaders in Finland are not satisfied with the personnels digital skills (interviewed 648 business leaders). 74 % from business leaders experienced that the digital targets of company has not been achieved. They have brought information and communication technology to the old organisations and they have not changed their mode of operation. There has not been enough education. (Kauppalehti)
The survey has been made by Sopranos.