Toiminta tarvitsee viestintää

Viestintä on kuin auton moottori - ehdoton edellytys toiminnalle.

Vuorovaikutus, avoimuus, osallistuminen ovat ajankohtaisia asioita. Puhutaan palvelumuotoilusta, digitalisaatiosta ja tiedolla johtamisesta. Kaikki on viestintää. Personoidaan ja räätälöidään, huomioidaan ja vastataan.

Olen kuullut, että ollaan opittu liiankin avoimiksi, vaateliaiksi ja vuorovaikutteisiksi. Työllistetään mukavasti perustehtävien lisäksi selvityksillä.

Oikein toimimalla saamme ideoita, pystymme kehittämään palveluitamme. Saamme asiantuntija-apua ulkopuolelta. Voimme vaikuttaa kulttuuriin ja muuttaa totuttuja rakenteitamme.

Yhdistysviestintää

Kuva: Kuusankosken Puutarhayhdistyksen 90-vuotisjuhlanäyttelystä. (H. Veripää 2.9.2012).

Yhdistystenkin on hallittava eri viestintäkanavat. Olen ollut yhdistystoiminnassa mukana Kuusankosken puutarhayhdistyksessä jo useamman vuoden. Noiden vuosien aikana lehti-ilmoittelu on vähentynyt. Ilmoituksia ja tiedotteita lähetetään lehdistölle isommista tapahtumista.

Sähköinen viestintä on lisääntynyt, yhdistyksellä on netti- ja facebook-sivut. Nettisivuilla on myös puheenjohtajan blogipalsta.

Yhdistyksen jäsenille menee, siihen luvan antaneille, lyhyitä tekstiviestimuistutuksia tapahtumista ja kokouksista. Osalle lähetetään sähköpostia. Ensisijaisena on sähköposti, jos sähköpostiosoitetta ei ole, niin tekstiviesti.

Eilen tuli syyskokoukseen huonosta ilmasta huolimatta ennätysosallistujamäärä. Yhdeltä uudelta osanottajalta saimme kuulla, että hän oli tyytyväinen kun hänet kutsuttiin henkilökohtaisesti tekstiviestillä. Muutimme kokouskutsua niin, että emme ilmoittaneet vain syyskokouksesta vaan kerroimme, että jäsenillä on mahdollisuus osallistua tulevan ohjelman suunnitteluun.

Edelleen yhdistys jakaa julisteita ja paperisia jäsenkirjeitä, koska jäsenistöstä osalla ei ole mahdollisuutta lukea sähköisiä tiedotteita.

Kokemus on osoittanut, että tapahtumiin pitää aktivoida osanottajia. Ei riitä, että tapahtumista on tiedotettu. Paras keino saada osallistujia on kasvokkaisviestintä. Omasta mielestäni facebookin kautta tulevat tapahtumakutsut lähellä tapahtumaa ovat myös hyviä muistutuksia.

Yhteistyötä tehdään kaupungin viestinnän kanssa, tapahtumakalenteriin ja -lehteen voi lisätä ilmoituksia. Yhteistyötä on tehty myös alueen muiden yhdistysten sekä puutarhaliiton kanssa, esimerkiksi yhteiset tapahtumat.

Yhdistysviestinnänkin on elettävä ajassa mukana, kehityttävä ja kuunneltava jäsenten mielipiteitä. Väitän, että viestinnän onnistuminen vaikuttaa jäsenmäärään. Muistettava on, että viestintä ei toimi, jos perustoiminta ei ole kunnossa. Yhdistyksen toiminta on oltava aktiivista, lupausten mukaista, yhteistoimintaa muiden yhdistysten kanssa. Nykyään on lisääntynyt myös sosiaalinen yhteistoiminta, esimerkiksi toiminta vanhusten hyväksi.

Tulevaisuudessa yhdistysviestinnässä lisääntyy vastavuoroisuus, ideoitu on esimerkiksi keskustelu- /palautepalstaa ja tavaranvaihtotoria.

Yhdistys tarvitsee myös osaavia ja aktiivisia viestijöitä. Meidän yhdistyksessämme onneksi niitä löytyy.

Yhdistyksen viestintään, kuten yleensäkin viestintään, pätee seuraavat säännöt:

1. Aktiivisuus
2. Luotettavuus
3. Kohdistettavuus
4. Ajankohtaisuus
5. Mietitty sisältö
6. Monikanavaisuus
7. Vastavuoroisuus
8. Yhteistoiminta (sidosryhmät)
9. Osaavat viestijät

Viestien tsekkailua ja twitteriä

Kuva: Porokylään (H. Veripää 24.7.2012).

Tsekkailenko itseni Porokylään?

Oletko huomannut tarkistavasi jatkuvasti sähköpostia, facebookia, twitteriä jne.? Varsinkin mobiililaitteilla  selailu on lisääntynyt. Huomaan, että itse syyllistyn jatkuvaan viestien tarkistamiseen. Suurin osa työpäivien keskeytyksistä on kuulema itse aiheutettuja. Jatkuva viestien tarkistelu tekee olon levottomaksi. Oletko havainnut esimerkiksi pitkissä palavereissa, kuinka moni tarkistaa viestejä puhelimestaan? Vaikeutuuko keskittymiskyky?

Kannattaa laatia itselleen suunnitelma, milloin katsoo viestit. En usko, että kukaan pahastuu vaikkei saakaan vastausta viestiinsä heti. Jatkuvat keskeytykset stressaavat. Voiko työpäivässäsi olla puolituntia tai tunti rauhallista aikaa?

Twitterviestit

Viestit ovat nousseet arvoon arvaamattomaan varsinkin kotona töitä tekevälle. Ne ovat henkireikä ulkomaailmaan ja esimerkiksi twitterin kautta voi lukea ajankohtaisia asioita. Ongelmana ja onnena twitterissä on ajankohtaisuus. Harvoin tulee luettua kenenkään "seinältä" kirjoituksia, vaan ne luetaan juuri senhetkisestä uutisvirrasta. Onneksi on avainsanat eli hashtagit, joiden alta voi löytää omaa asiaa koskevat viestit. Myönnän, että harvoin käyn katsomassa avainsanojen alla olevia asioita, yleensä seuraan juuri sen hetkistä uutisvirtaa. Jos muut tekevät samalla tavalla, on uutisen ajoitus ja otsikointi erittäin tärkeää.
Avainsanat toimivat esimerkiksi jonkin ohjelman tai tapahtuman yhteydessä. Kommentit ovat arvokkaita ja ne saadaan kätevästi esille ja talteen avainsanojen alta.


Jokin aika sitten esitin twitterissä kysymyksen, miten kunta voisi toimia mobiilisti. Kysymystäni jaettiin kiitettävästi ja sain muutaman vastauksen. Asiantuntija-apua voi saada vuorovaikuttamalla. Sosiaalinen media koukuttaa vastavuoroisuudellaan. Seuraat miten muut reagoivat viestiisi ja mahdollisesti keskustelet muiden kanssa. Annat joko tietoisesti tai tiedostamatta itsestäsi tietyn mielikuvan. Joku saattaa rakentaa itselleen erillisen verkkoidentiteetin ja verkoston.

Viestinnän suunnittelu

Ennenkin on viestitelty kirjeitse ja puhelimitse. Puhelut ja kirjeet ovat vähentyneet ja nykyinen viestintä on mahdollistanut nopeuden, tavoitettavuuden ja helppouden. Onkohan viestinnän nopeus ja helppous saanut aikaan myös suunnittelmatonta viestintää. Suunnittelemattomuudella tarkoitan ajattelemattomuutta, lausutaan äkkiä jotakin miettimättä sisältöä ja ymmärrettävyyttä. Viestinnän suunnittelua ei voi korostaa liikaa, miettikää sisältöä ja viestien tarpeellisuutta.


Mielenkiintoista

Älykäs työ -blogi (Pekka Pohjakallio)

Saku Tuominen kertoo innovaation johtamisesta

Aitousviestintä

Pihlaja (H. Veripää 14.8.2012).

Viestintä on sanomien välittämistä, merkitysten tuottamista ja yhteistä ymmärrystä. Jos ei ymmärrä asiaa, voi suhtautua siihen kuten kettu pihjalanmarjoihin: "Happamia, sanoi kettu pihlajanmarjoista".

Lanseeraan tänään uuden viestinnän termin, joka on aitousviestintä. Aitousviestintä -termi sai alkunsa, kun luin Helsingin Sanomista Johanna Korhosen kirjoituksen näennäisviestinnästä, tyhjän puheen piinasta. Hän on kuvaillut näennäisviestinnän syntyvän kulttuurissa, jossa tärkeintä on se, miltä asiat näyttävät, ei se, miten ne oikeasti ovat. Negatiivisia asioita kierrellään pehmentämällä viestejä. Pelkäämmekö kertoa asioista aidosti?

Mitä on aitousviestintä?

Aitousviestintä on omana itsenään olemista, asioista kertomista rohkeasti, tärkeäksi kokemiensa asioiden esilletuontia, elämistä omien arvojen mukaisesti. Vaatii rohkeutta, tietoa ja taitoa viestiä aidosti. Aitousviestintä on myös vastavuoroisuutta, asiakkaan kuuntelua. Yhteisöissä viestintä on yhteistyötä, viestintää sovituista asioista suunnitellusti, ajankohtaisesti ja rohkeasti.

Nykyisen tietotulvan aikana uskallan väittää, että aitous saa enemmän kannatusta ja huomiota jopa liikemaailmassa. Voimme kehittää liiketoimintaamme olemalla rehellisiä,  myöntämällä mahdolliset virheemme sekä kuuntelemalla asiakasta. Tuotteet eivät aina ole täydellisiä, mutta niistä saadaan enemmän asiakasta palvelevia tuotekehityksellä, jossa on kuunneltu ja reagoitu asiakkaiden kommentteihin. Vuorovaikutuksen lisääntyessä esimerkiksi kuntalaiset osallistuvat yhä enemmän kunnan palvelujen suunnitteluun. Hyvänä esimerkkinä asukkaiden suunnittelemat uudet asuinalueet.


Mikä viesti jää mieleen?

Uutisessa asiat on kerrottu kiertelemättä ja kaartelematta, eli faktat kehiin. Onneksi sosiaalinen media opettaa viestien tiivistämisen taidon. Edelleen pätee samat ohjeet kuin oppikirjoissa on kerrottu. Hyvä on muistaa kysymykset mitä, missä, milloin ja kuka. Otsikko houkuttelee ja kuvaa ytimekkäästi asian.

Mieleen jäävät jutut ovat mielestäni persoonallisia, ajatuksia herättäviä ja jotain uutta antavia. Olen ajatellut, että nykyisen viestitulvan aikana pitkiä juttuja ei enää jaksa lukea. Ehkä syy onkin juttujen huonouden. Hyvää juttua ei edes huomaa pitkäksi.

Uskallan väittää, että yritysten toiminta on sujuvampaa, jos ymmärrämme toiminnan tarkoituksen. Viestien perillemeno ja ymmärtäminen vaatii seurantaa. Viesteissä on huomioitava ja kohdattava kohderyhmä aidosti. Vanha ohjehan on, että kerro asioista kuin kertoisit niistä äidillesi. 

Mietelmiä viestinnästä

Viestintämietelmiäni, jotka olen julkaissut twitterissä:

Laadukas, määrältään sopiva, vastuullinen, sosiaalinen sisältö, joka elää vuorovaikutuksessa yleisön kanssa tuo tuloksia.

Persoonallinen, toisen huomioiva ja jotakin arvoa toiselle tarjoava viestintä on parasta.

Ymmärrys, tieto, merkitys höysteenä temperamentti, karisma, persoonallisuus = viestintää

Viestinnän tulos syntyy vastaanottajan tulkinnan kautta. Vuorovaikutus auttaa tulkintaa.

Haasteena verkossa palveluiden räätälöinti, itseä palvelevien sisältöjen, ohjelmien ja asiantuntijaryhmien löytyminen. Poikkeaminen tutusta.

 Huomiota herättävät puput Pariisissa (H. Veripää 21.4.2012).

Muutoksissa voimavarat kuluvat sisäisten ongelmien ratkaisuun. Toimintaympäristön seuranta ja vuorovaikutus ulospäin kärsivät.

Sammaloitunut liikennemerkki (H. Veripää 12.5.2013).

Vuorovaikutus on vaikuttamista vuorotellen, viestejä sinulta minulle, minulta sinulle.

Tulevaisuudessa teollisuus tarvitsee ihmisiä, joilla on teknistä tietämystä ja luovaa ajattelua kehittää ja hyödyntää tietoa.

Sosiaalinen media on muuttanut viestintää, jokaisella on mahdollisuus olla sekä tiedon vastaanottaja että tuottaja.

 Ilo kävelylenkillä (H. Veripää 30.6.2013).

Maine sanelee yhä enemmän päätöksiämme. Tieto demokratisoituu, jokainen voi viestiä ja kertoa mielipiteensä.

Ilman viestintää ei ole yhteisöjä. Viestintä kokoaa, välittää tietoa, vaikuttaa, kuuntelee, kannustaa.

Toimintaympäristö muuttuu, joten meidänkin on muututtava. Tärkeää on miten asennoidumme muutokseen.

Kattonäkymä Espanjassa (H. Veripää 9.10.2012).

Tärkeää on integroida sosiaalinen media osaksi toimintaa ja tuoda sen kautta esille strategisia asioita.


Asiakkaita kuuntelemalla, vuorovaikutuksella syntyy tulevaisuuden strategia.

Sivuilla olevat kuvat omistaa Heli Veripää, ellei toisin mainita.

Julkinen sektori digitaaliaikaan

 (Kuva: Uuden musiikin kilpailun finaali 9.2.2013, Heli Veripää).

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö (Ari Tammi)

Helsingin kaupungin verkkoviestintäpäällikkö (2008-2012) Ari Tammi kirjoitti Helsingin Sanomien mielipidepalstalla 11.4.2013: "Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö. Kirjoituksessaan hän väittää, että verkkopalveluiden resursointi ja johtaminen ovat julkisella sektorilla hukassa. Visuaalinen web on vasta murrosikäisen nuoren ikäinen. Ensimmäiset nettisivut annettiin tiedotusyksikön hoidettavaksi. Avuksi otettiin tietojenkäsittelyn ammattilaisia. Verkkopalveluiden rakentaminen on työnnetty joko viestinnälle tai ict-yksikölle, jotka hoitavat digitaalihankkeita vasemmalla kädellä. Hankkeissa käytetään paljon konsultteja. On vanhentunutta puhua ict-teknologiasta, koska sosiaalinen media, verkkoyhteisöt ja niiden hyödyntäminen ovat tulleet jäädäkseen. Oikeampaa olisi puhua information, communication, eServices and community -teknologiasta. Helsingin kokoisessa kaupungissa tarvittaisiin noin 200 hengen verkkopalveluvirasto."

Verkkopalveluiden merkitys julkisella sektorilla

Ari Tammi tuo hienosti esille verkkopalveluiden merkityksen. Väitän, ettei julkisella sektorilla ole vieläkään kunnolla ymmärretty ja herätty käytännön digitaalimaailmaan. Tästä ei yksin voi syyttää johtajia vaan syyllisiä ollaan myös me, viestintäammattilaiset. Olemme suostuneet tekemään itsenäisesti verkkopalveluja, esimerkiksi nettisivuja, joita tehtäessä ei ole tuotu esille strategisesti tärkeitä asioita. Verkkopalveluiden suunnittelun ei pitäisi olla erillään muusta suunnittelusta. Paljon on tehtävä vielä töitä, että saadaan verkkopalvelut tutuiksi kaikille. Vuorovaikutus on lisääntynyt, osallistumismahdollisuuksia on yhä enemmän. Enää ei riitä tiedottaminen, vaan viestien nivouttaminen osaksi toimintaa. Väitän, että verkkopalveluiden merkityksen ymmärtämisen kautta myös resursointi näihin palveluihin lisääntyy. Kehitys on ollut huimaa, eikä perässä ole tahtonut pysyä.

Miten verkkopalveluhankkeita on hoidettu?

Kuten Ari kirjoituksessaan toteaa, verkkopalveluhankkeet on hoidettu vasemmalla kädellä. Hankkeisiin ei ole erikseen varattu aikaa, vaan ne on tehty muiden tehtävien ohella. Tietohallinto, ict-yksikkö on ollut mukana tai jopa päättänyt mitä ohjelmia hankitaan. Aina ei hankinnoissa ole huomioitu käyttäjälähtöisyyttä. Julkisella sektorilla on ollut paljon erilaisia ohjelmia ja niihin on liitetty yhä enemmän erilaisia uusia ohjelmia. Sosiaalinen media tuo erilaisia palveluja nopeassa tahdissa. Tärkeää on löytää useiden palveluohjelmien joukosta omalle toiminnalle sopivat ja suunnitella toisiaan tukeva ohjelmakokonaisuus. Tärkeintä on käyttää ohjelmia, jotka ovat asiakkaitten suosiossa. Eli mennään sinne, missä on asiakkaat.

Kuka hoitaa verkkopalvelut?

Panostaako julkinen sektori omaan verkkopalveluyksikköön vai hankitaanko palvelut ulkopuolelta? Oma mielipiteeni on, että molempia yhdessä. Paras tietotaito on organisaation sisällä. Viestintä vaatii tietämystä ja tuntemusta organisaatiosta, yhteisten arvojen mukaan elämistä. Viestintä tuo esille strategiset asiat,  markkinoi organisaatiota, avustaa johtajia ja tarjoaa asiakkaille sekä vanhoja että nykyaikaisia vuorovaikutusmahdollisuuksia. Verkkopalvelua on myös toimintaympäristössä eläminen, verkostoituminen. Organisaation ulkopuolelta saadaan viimeisintä tietoa ja apua verkkopalveluiden käyttöön ja suunnitteluun.

200 hengen verkkopalveluvirasto

Erilaiset palvelut vaativat ammattitaitoa, mutta mielestäni ei liikaa saa eriytyä omiin "poteroihinsa". Moniammatillisuus on rikkaus, esimerkiksi verkkopalveluiden suunnittelussa voitaisiin yhdistää ict-, viestintä- ja henkilöstöhallinnon ammattitaito.

Voin vain kuvitella, mitä kaikkea Arin ehdottama 200 hengen verkkopalveluvirasto saisikaan humanistin johdolla aikaiseksi. Voisiko tällaisen viraston perustaa julkishallinnolle? Voisin olla mukana hankkeessa.



Lisälukemista:

Suomeen tarvitaan verkkopalveluministeriö

Verkkopalvelun määritelmä

Julkisen hallinnon palvelujen tietomalli ja ryhmittely verkkopalveluissa

Suomeen perustettiin verkkodemokratiaseura

Sisältöä ihmiseltä ihmiselle

Kuva Lassi ja Leevi -kirjasta.

Lassi lukee kirjaa lukemisen vuoksi, sisältö ei jää mieleen. Jotta ei kävisi kuin sarjakuvassa, on sisältöön kiinnitettävä huomioita.

 
Verkkosisällössä tärkeää:

- suunnitellaan, miksi, mitä, kenelle, milloin
- johdatetaan ja houkutellaan otsikolla, joka vastaa sisältöä
- kerrotaan ymmärrettävästi, huomioidaan käytettävät termit
- muotoillaan teksti silmäiltäväksi
- mennään heti asiaan

- jos mahdollista kerrotaan tarina
- ollaan persoonallisia
- laitetaan taustatiedot linkkien taakse tai loppuun
- huomioidaan kohderyhmä
- ei laiteta pelkkää linkkiä tai liiteasiakirjaa
- huomioidaan viestintäkanava

- harkitaan sisällön määrä, ei liikaa liian usein
- kuunnellaan ja annetaan mahdollisuus palautteelle
- ei kikkailla, yksinkertainen rakenne houkuttaa
- tuetaan kuvilla tekstiä
- muistetaan luotettavuus, virheettömyys
- tarkistetaan ennen julkaisua
- muistetaan ketä edustetaan
- päivitetään sisältö ajantasalle, jos tiedot muuttuvat
- osallistutaan ja annetaan palautetta myös muiden sivuilla
- seurataan kiinnostavuutta


Lisälukemista:

Miten tuottaa oikeanlaista sisältöä verkkoon?

Viettele yleisö tarinoilla tiedottamisen sijasta

Näin tein blogihitin - 7 vinkkiä menestysjutun luomiseen

Sisältöstrategia palauttaa ohjakset viestintäammattilaisen käsiin

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Ikkunat ovat vanhan talon sielun peili (Valokuva: Heli Veripää, 19.7.2012).

Viestintä yleensä epäonnistuu - paitsi sattumalta. Professori Osmo A. Wiion sanonta on varmasti tuttu, ainakin viestijöille. Itse asiassa se on yksi Wiion viestinnän laeista. Nykykieli on lyhentynyt verkkokirjoittamisen myötä ja yhä enemmän kaivataan nasevia ja lyhyitä lauseita. Nykyisen tietotulvan aikana pitkät tekstit uuvuttavat. Lukijan mielenkiintoa voidaan pitää yllä myös pitkissä teksteissä. Yksi keino on verkkotekstin silmäiltävyys.

Verkkotekstissä tärkeää ovat otsikot, lyhyet lauseet, linkit, luettelot, kuvien ja tekstin yhteys toisiinsa sekä kappalejaot.  Tekstin oikeinkirjoitus ja ymmärrettävyys kannattaa aina tarkistaa.


Kuvailisivatkohan seuraavat sanonnat viestintää?

- Suomalainen ei puhu ei pussaa
- Valheella on lyhyet jäljet
- Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa
- Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
- No, nyt alkoi Lyyti kirjoittamaan
- Esimies johtaa esimerkillään
- Silmät ovat kuin sielun peili
- Lyhyestä virsi kaunis
- Mikään ei ole niin käytännöllinen kuin hyvä teoria
- Asioilla on tapana järjestyä

Sanonnat ovat rikkaita, muistan omasta lapsuudestani monia äitini käyttämiä sanontoja. Tärkeää on, missä yhteydessä niitä käytetään ja miten ne ymmärretään. Sanonnoilla voi keventää kiusallisia tilanteita tai niitä voi käyttää silloin, kun sanat eivät tunnu riittävän.

Lisälukemista:

Verkkokirjoittamisen yleisperiaatteita

Suomalaisia sananlaskuja

Idiomeja ihan sikana

Mainioita mainoslauseita

Hymiöt

Quotes About Communication

Famous Quotes About Communication