Viestintää paperilla

 

 Kuva Reimsissä olleesta julkistenäyttelystä (Heli Veripää 19.4.2012).

Asun paikkakunnalla, joka on saanut tuntea nahoissaan paperittoman toimiston. Kymenlaaksosta on hävinnyt Voikkaan ja Myllykosken paperitehtaat. Paperia edelleen tarvitaan, joskin viestinnässä paperinkulutus on vähentynyt radikaalisti verrattuna aikoihin, jolloin aloitin toimistotyöt. Paperiton toimisto on kestävää kehitystä: tulostuskustannukset ja ympäristökuorma pienenevät. En haikaile menneitä paperitoimistoaikoja, jolloin aikaa meni paperikirjeiden, raporttien, lehtien, laskujen ja esitteiden käsittelyyn.

Paperia edelleen käytössä

Sähköiset viestintäkanavat eivät ole vielä kaikkien käytössä, joten esimerkiksi kuntien on viestittävä myös paperilla. Edelleen laitetaan yhteystiedot paperiseen puhelinluetteloon, painetaan paperisia esitteitä, kortteja, paperikasseja ja lehtiä. Edelleen lähetetään, joskin vähemmän, paperisia kirjeitä. Internetin myötä syntyy helposti eriarvoisuutta, jos kaikki eivät saa tietoa tai eivät voi osallistua.

Itselläni on laatikko täynnä postikortteja, joita mielelläni lähetän edelleen ystävilleni. Olkoonkin, että lähetys maksaa. Koen postikortin arvokkaampana kuin sähköisen viestin. Sain isäni serkulta, vanhemmalta ihmiseltä postista kirjeen. Oli mukava lukea hänen käsialallaan kirjoitettua kirjettä. Vastaus hänelle oli lähetettävä paperikirjeenä. Tuntuipa oudolta kirjoittaa paperille ja laittaa kirje postiin. Yliopiston luennoille otan usein edelleen mukaani vihkon, koska kirjoittaminen tuntuu terapialta. Kirjoittamisen lisäksi mielelläni piirrän kuvia.

Edelleen tilaan lehtiä, otan mukaani esitteitä ja postikortteja, jos niitä on tarjolla. Ranskassa käydessäni löysin yrittäjien postikorttimainoksia. Mietinkin, olisiko nykyaikana jopa mainosarvoa hyvin laaditulla paperikortilla, -kutsulla tai esitteellä?

John Coleman Havard Business Review-sivuilla toteaa:

"It may seem nostalgic, but I still believe there's room for the handwritten note in personal and professional communication. They cost something, mean something, and have permanence in a way emails and text messages don't. They let the people in our lives know we appreciate them enough to do something as archaic as pausing for 15 minutes to put pen to paper in an attempt to connect and sustain a relationship with them. I still remember that note from Bridgett — and many others I've received over the years — and perhaps in writing personal notes to our friends and colleagues, we can reach out to others in a way that creates a lasting, positive connection. "



Tietokoneperusteisen viestinnän hyötyjä

Tietokoneperusteinen viestintä on tuonut ihmiset yhtäkkiä lähelle toisiaan. Tämänkin kirjoitukseni voin jakaa nopeasti maailmalle, kirjoittaa ja korjata helposti. Voin kutsua muitakin kirjoittamaan tätä juttua. Voin linkittää muiden juttuja tukemaan omaa kirjoitelmaani ja saada muilta kommentteja. Sähköisistä järjestelmistä näkee ketä on käsitellyt asiapapereita, milloin ja mitä muutoksia on tehty. Samaa asiaa koskevat paperit voidaan liittää toisiinsa esimerkiksi dokumenttinumeroilla tai viemällä samaan kansioon.

Sähköinen ja paperinen palvelu on yhdistetty. Paperikorttia ei välttämättä tarvitse itse säilyttää ja lähettää. Korttivaraston ja lähetyksen hoitaa palvelun tuottaja.

Tietokoneperusteisen viestinnän haittoja

Yhtenä haittana on viestinnän nopeus. Vastauksia ja kommentteja odotetaan nopeasti. Viestejä ei ehditä tarkistaa ja väärinymmärryksiä saattaa syntyä. Sähköisiä viestejä saadaan niin paljon, että ne eivät erotu toisistaan. Viesti saattaa erehdyksessä helposti mennä väärälle henkilölle. Varmuuden vuoksi lähetetään tietoa, jolla ei vastaanottajalle ole mitään merkitystä. Kohderyhmiä ei ole tarkoin harkittu. Tärkeätkin asiat saattavat unohtua, jos ei ole seurantaa.


Arkistointi

Mielenkiintoista on nykyisten sähköisten tuotosten arkistointi. Arkistointisääntöjä on olemassa, mutta muistetaanko niitä noudattaa. Esimerkiksi kunnilla kaikki viralliset arkistoon säilytettäväksi menevät asiapaperit on vielä tulostettava paperille. Kun jäin opintovapaalle, tyhjensin vanhat mapit. Suurin osa mapeissa olevista papereista löytyy nykyään tietokoneelta. Paperin ja sähköisen murrosvaiheessa tuli vielä tulostettua varsinkin laajempia asiakirjoja. Koin, että lukeminen paperilta oli helpompaa. Tulostin jopa sähköposteja pöydälleni, jotta muistin tekemättömiä tehtäviä. Nythän sähköpostiohjelmissa voi lajitella keskeneräiset työt omiin kansioihinsa ja/tai merkitä viestit keskeneräisiksi. Olen jo oppinut lukemaan tietokoneelta, tabletit helpottavat lukemista edelleen.


Lisälukemista

Handwritten notes are a rare commodity. They're also more important than ever.

Tutkimus: Perinteinen postikortti kertoo välittämisestä