Kuva. Yhteinen strategiatyö (Heli Veripää, 2011).
Tutkin gradutyössäni kunnan strategiatyötä: "Matkalla strategiseen ajatteluun. Viestinnän merkitys Kouvolan kaupunkistrategian jalkautuksessa."
Tutkimuksen lopputuloksena syntyi yllä oleva kaavio, jossa on esitelty mitä yhteinen organisaation sisäinen strategiatyö edellyttää. Yhteisellä strategiatyöllä tässä yhteydessä ymmärretään organisaatiossa käytävää keskustelua määritellyistä arvoista ja strategiasta. Tärkeää on, että strategiatyötä tehdään lähellä asiakasrajapintaa. Eri tiimien ja työryhmien keskustelujen tulokset käydään läpi ja huomioidaan. Mielenkiintoista on verrata johdon ja työntekijöiden näkemyksiä toiminnan suunnasta.Strategiatyössä huomioidaan myös ulkoiset sidosryhmät. Ulkoapäin strategiatyöhön vaikuttaa toimintaympäristö. Organisaation arvojen voidaan katsoa olevan merkittävä osa organisaation identiteettiä yhdessä mission, strategian ja vision kanssa (Aaltonen, Heiskanen & Innanen, 2003).
Strateginen suunnittelu voidaan määritellä vuoropuheluksi, jossa kuunnellaan kaikkia sidosryhmiä. Strategia sisäistetään parhaiten, jos vuoropuhelua on suunnittelusta käytännön toteutukseen asti. (Mantere
2003, 190-193.) Vuorovaikutuksen avulla saadaan koko organisaatio oppimaan ja ymmärtämään (Choo & Johnston 2004, 77).
Yhteinen strategiatyö vaatii:
Yhteistyötä, joka syntyy strategisen ajattelun kautta. Strateginen ajattelu koetaan tässä yhteydessä yhteiseksi ymmärrykseksi arvoista, tavoitteista ja toimintaperiaatteista. Se on oikeiden asioiden tekemistä ja yksittäisten asioiden yläpuolelle asettumista, yhteistä strategiatyötä sekä toimintaympäristön havainnointia ja analyysiä. Strategisen ajattelun esteenä ovat toimintakulttuuri, muutos, monitasoinen päätöksenteko, organisaation raja-aidat ja toimintaympäristönhaasteet, esimerkiksi taloudellinen tilanne.
Luottamusta, joka saavutetaan viestinnän avulla, avoimuutena ja vuorovaikutuksena. Strategiaviestintä on sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Se on strategian jalkauttamista tukevaa, strategian sisällöstä ja strategiaprosessista viestimistä. Se on jatkuvaa vuoropuhelua, joka tukee, viestii, motivoi, kuuntelee, linkittää strategian arkeen ja lisää ymmärrystä.
Me-henkeä, joka edesauttaa yhteistä strategiatyötä. Jokainen saa osallistua sekä kertoa omat kommenttinsa. Me-henkeen vaikuttaa organisaatiokulttuuri. Organisaatiokulttuuri on erityisen merkityksellinen, koska kulttuuriset elementit määrittävät strategiaa, päämääriä ja toimintatapoja. Kulttuuria on jokaisella hierarkisella tasolla. (Schein 2001, 28-29.)
Sitoutumista yhteiseen strategiatyöhön. Strategiat ovat päätöksenteon tuloksia, sovittuja yhteisiä toimenpiteitä. Erityisesti johtajien on oltava esimerkkinä muille. Suuressa organisaatiossa tärkeää on sopia yhteisistä termeistä ja tiimityöskentelytavoista, jotta puhutaan samoista asioista. Erityisen tärkeää on innostua ja innostaa.
Sidosryhmien osallistamista. Tutkimuksessa keskityttiin sisäiseen strategiatyöhön, joskin haastatteluissa tuli esille myös asiakkaat, eli tässä tapauksessa kuntalaiset. Yhteiseen strategiatyökaavioon voidaan lisätä myös sidosryhmien osallistaminen.
Tutkimustuloksien mukaan pidettiin tärkeänä johdon läsnäoloa, jalkautumista kentälle.
Kouvolassa johto on ollut mukana arvokirjakeskusteluissa sisäisessä strategiatyössä. Tutkimuksessa nousi esille, että Kouvolassa tärkeää on suuntautuminen sisäisestä strategiatyöstä ulospäin, johtamiskulttuurin kehittäminen ja vuorovaikutuksen parantaminen. Kuntalaisten kuulemiseksi on johdon hyvä jalkautua kuntalaistilaisuuksiin.
Tutkimuksen taustaa
Tutkimuksessa haastateltiin kaupungin johtajia ja havainnoitiin johtoryhmiä. Tutkimus rajoittui johtajiin, koska strategiakeskustelut olivat tutkimusta tehdessä vasta alkutaipaleella. Tutkimuskohteena oli Kouvolan kaupunkiorganisaatio, koska Kouvolassa laadittiin vuonna 2010 uusi kaupunkistrategia ja sen jalkautukseen arvokirja. Kouvolan kaupunki kertoi omista arvoistaan ja strategiastaan arvokirjan avulla. Arvokirja on työkirja, johon kirjattiin ryhmien, tiimien ja työntekijöiden kommentit toiminta-ajatuksesta, visiosta, päämääristä ja arvoista. Kirjaukset tehtiin sekä paperiseen arvokirjaan tiimeissä että sähköiseen seurantajärjestelmään. Haasteena Kouvolassa oli uusi organisaatio, vuonna 2009 muodostettiin uusi Kouvola kuudesta eri kunnasta ja kahdesta kuntayhtymästä. Organisaatiokulttuuria ei ollut vielä ehtinyt muodostua.
Arvokirjakeskusteluja käytiin johtoryhmissä, työryhmissä, tiimeissä, jolloin keskustelut kehittivät yhteistyötä ja palautetta saatiin alhaalta ylöspäin, läheltä asiakkaita. Arvokirjakeskustelujen kautta arvot ja strategia tuotiin lähelle jokaisen työtä. Haasteena oli termien ymmärrettävyys, sitoutuminen, keskustelujen ilmapiiri ja ajan riittävyys.
Yhtenä päämääränä oli tarjota henkilöstölle mahdollisuus keskustella ja kysellä strategiasta sekä perustella strategisia valintoja. On huomattava, että pelkkä strategiasta tiedottaminen ei riitä, vaan onnistunut strategian soveltaminen edellyttää kaksisuuntaista viestintää, kuten tiimipalavereita, kehityskeskusteluja ja foorumeita, joissa strategia viedään riittävän lähelle työntekijän arkea. (Hämäläinen & Maula 2004, 5, 28-31, 38, 41.) Tiedon määrän lisääntyessä osaamisen kiertonopeus entisestään nopeutuu. Julkishallinnon kuten muidenkin organisaatioiden keskeisenä kilpailuetuna tulee olemaan oppimis- ja muuntautumiskyky (Santalainen & Huttunen 1993, 37, 60-63.)
Lähteet
Aaltonen, T., Heiskanen, E. & Innanen, P. 2003. Arvot yksilön ja työyhteisön
kehittäjänä. Helsinki: WSOY.
Choo, C. W. & Johnston, R. 2004. Innovation in the knowing organisation: a case study of
an e-commerce initiative. Journal of Knowledge Management, Vol. 8, 77.
Hämäläinen, V. & Maula, H. 2004. Strategiaviestintä. Keuruu: Otavan kirjapaino, 5; 28-31.
Mantere, S. 2003. Champion, citizen, cynic? Social positions in the strategy process.
Helsinki University of Technology. Industrial Management and Work and Organizational
Psychology. Dissertation Series. No 5, 190-193.
Santalainen, T. & Huttunen, P. 1993. Strateginen johtaminen julkisessa hallinnossa. Valtionhallinnon kehittämiskeskus ja Weilin+Göös. Jyväskylä.
Schein, Edgar H. (2001) Yrityskulttuuri - selvitymisopas. Tietoja ja luuloja kulttuurimuutoksesta. Laatukeskus 2001
Lisälukemista:
Strategy as Practice
Organisaatiokulttuuri
Kouvolan kaupungin strategia
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti